Comment archiver vos documents d’entreprise ?

archiver les documents en entreprise

Il est important d’archiver vos documents d’entreprise. Que ce soient vos factures, vos papiers d’identité, vos relevés de compte ou tout autre type de document, vous devez penser à les archiver. Mais l’archivage ne se fait pas n’importe comment. Découvrez comment procéder pour le mener à bien.

Pourquoi est-il nécessaire d’archiver ses documents d’entreprise ?

Selon la réglementation en France, c’est une obligation pour les entreprises de conserver leurs documents personnels. Au-delà du fait que cela soit utile pour le respect d’une disposition légale, cette conservation permet de prouver l’existence d’un droit en cas de besoin. Les papiers que vous avez conservés peuvent éventuellement vous servir de justificatifs si vous devez faire une réclamation, entreprendre des démarches administratives ou apporter une preuve lors d’un litige.

Pour bien archiver vos documents professionnels, vous devez tenir compte des délais de conservation. Ceux-ci varient d’un document à un autre. Il y en a qu’on peut garder pendant un ou deux ans. Par contre, d’autres doivent être conservés à vie.

Bonne pratique de conservation de documents au format papier

Le plus important dans la conservation des documents au format papier est l’organisation. Vous devez être méthodique afin de réussir cette opération. Une bonne organisation vous évitera de perdre du temps à chaque fois que vous rechercherez un document.

Pour la mettre en place, le préalable est de déterminer un système de classement, et ensuite d’archivage. Cela vous permettra d’ajouter facilement de nouveaux documents. Aussi, il ne vous faudra que quelques minutes pour vous débarrasser des papiers dont les délais de conservation sont dépassés. En outre, lorsque vous aurez besoin de consulter un document, vous pourrez le faire en quelques minutes.

En suivant quelques étapes, vous parviendrez à bien organiser vos documents physiques. Commencez par déterminer les documents que vous devez archiver et la durée à respecter pour l’archivage. L’étape suivante consiste à rassembler l’ensemble de vos papiers et de les trier par thème. Par exemple, vous pouvez créer des thèmes banque, assurance ou impôts.

Après, classez vos documents du plus récent au plus ancien. Il est bon aussi de faire un classement par type de papier. Par exemple, vous pouvez mettre ensemble les factures, de même que les attestations ou encore les relevés. S’il y a des papiers qui ne servent à rien, il est mieux de vous en débarrasser. Ainsi, vous ne vous occuperez que de l’essentiel.

Une autre étape importante du processus est la préparation des classeurs ou des pochettes. Chaque élément doit indiquer le thème et les années concernées, ce qui facilitera le rangement.

Il est préférable de faire des tris périodiques afin de vous débarrasser au fur et à mesure des papiers qui ne sont plus d’actualité.

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Solutions de conservation des documents d’entreprise au format numérique

Nombreuses sont les entreprises qui optent pour l’archivage électronique. À l’ère du numérique, c’est une tendance qui a pignon sur rue. Et c’est une aubaine pour les structures qui manquent de place. Elles procèdent simplement à la numérisation de leurs documents physiques. Mais il est bon de savoir qu’une telle démarche ne se fait pas de façon hasardeuse. Il est nécessaire de veiller à ce que cette dématérialisation se fasse tout en garantissant l’obtention de toutes les inscriptions qui figurent sur les documents traités.

Tous les documents papier produits dans votre entreprise peuvent basculer au format électronique. C’est le cas notamment des bulletins de salaire, des factures et des relevés de compte. Avec la numérisation, vous aurez une copie de vos documents sur vos supports numériques. L’avantage immédiat est que cela vous met à l’abri des aléas du quotidien, comme les incendies, les pertes et les vols. Un autre intérêt de la numérisation est la possibilité de partager facilement vos documents avec un tiers. Mais sachez que sur le plan juridique, un papier numérisé a la valeur d’une copie et non d’un original. Vous devez donc conserver vos documents physiques afin de vous en servir comme justificatifs.

Si vous privilégiez l’option du tout numérique, vous ne recevrez plus vos documents au format physique, mais en version numérique. Mais vous devez utiliser une plateforme dédiée, appelée "coffre-fort électronique", pour la numérisation et la conservation de vos données. Celle-ci peut être propre à la structure qui vous délivre vos documents. Son fonctionnement est similaire à celui d’une banque ou d’une mutuelle de santé, des organismes qui proposent des prestations dans un domaine bien précis. Ici, le domaine concerné est la dématérialisation des documents. La structure que vous choisirez accueillera l’intégralité de vos papiers et les fera basculer en version numérique en veillant à préserver leur authenticité.