La sécurité des données sensibles comme les bulletins de paie reste un défi pour les entreprises. Le coffre-fort électronique est la solution vous permettant de respecter cette obligation de confidentialité à laquelle vous êtes soumis. C’est l’outil tant attendu pour vous aider à délivrer de manière instantanée les fiches de paie de vos salariés. Pour qu’un e-coffre-fort vous serve efficacement, vous devez en choisir le meilleur. C’est dans ce contexte que nous avons présenté plus bas les critères pour y parvenir.
La capacité de stockage
Quelle quantité de documents allez-vous stocker dans le coffre-fort électronique ? Allez-vous procéder uniquement au stockage de fiches de paie ou l’e-coffre-fort va-t-il aussi accueillir d’autres documents ? Ce sont quelques questions auxquelles vous devez être en mesure de répondre au moment de choisir votre coffre fort numérique bulletin de paie.
Cela vous permettra d’identifier la meilleure capacité de stockage pour votre coffre. Vous devez en effet comprendre que tous les modèles de cette solution ne proposent pas le même espace en ligne. Étudiez donc vos besoins en matière de volumétrie pour une sélection plus appropriée.
La polyvalence de documents de stockage
Le coffre-fort électronique dont il est question dans cet article sert certes au stockage de bulletins de paie. Vous pouvez aussi y conserver d’autres documents qui vous semblent importants comme les :
- Taxes ;
- Factures ;
- Contrats de travail ;
- Décharges ;
Cependant, vous ne pouvez bénéficier de cette largesse en termes de documents à stocker que lorsque vous choisissez votre solution avec cette compétence.
En effet, certains coffres-forts numériques ne peuvent que gérer des bulletins de paie alors que d’autres autorisent le stockage de plusieurs types de fichiers.
Les fonctionnalités supplémentaires
Un e-coffre-fort capable de recevoir bien plus que des fiches de paie, c’est bien. C’est mieux lorsque la solution permet des actions au-delà de celles qui lui sont principalement connues. Cela va optimiser votre expérience utilisateur ; raison pour laquelle vous devez opter pour un coffre fort numérique doté de fonctionnalités supplémentaires.
Vous pouvez par exemple choisir une solution intégrant la signature électronique de documents. Ainsi, vous ne serez plus contraint d’imprimer vos fichiers pour y apposer votre signature avant de les envoyer par internet.
Vous pouvez aussi opter comme fonctionnalité en supplément la possibilité de recevoir des fichiers provenant d’autres employeurs. Une telle option serait plus appropriée aux salariés, notamment ceux qui occupent de manière temporaire un poste.
La conformité aux normes
Les coffres-forts numériques pour fiches de paiement ont été conçus dans une perspective de stockage des données de paie, mais aussi de protection de ces dernières. Alors, s’ils remplissent le premier objectif, il est également essentiel qu’ils répondent au second.
Pour cela, la solution doit respecter les normes les plus complètes en termes de sécurité. Vous pouvez en trouver plusieurs.
La norme NF Z42-020 reste une référence dans le domaine. En la préférant, votre coffre-fort électronique pour fiche de paie pourra vous garantir une traçabilité de vos opérations, un horodatage, un contrôle d’accès et un cryptage de vos données.
Une longue durée de conservation des documents
En tant qu’employeur, vous ne devez pendant plus de 5 ans garder le double des fiches de paie de vos travailleurs. Dans la pratique, le prestataire du coffre-fort électronique doit vous proposer une solution qui vous permet une durée de conservation au-delà de ce délai.
Vous pouvez après cinq années être dans le besoin de ces documents pour une opération comptable ou fiscale. De ce fait, veillez à ce que la durée de conservation des bulletins de paiement de vos salariés soit de 10 ans en moyenne.
Une capacité à pouvoir stocker sur une longue période les documents dans l’e-coffre-fort est également importante pour les travailleurs. Pour eux, le délai doit équivaloir à l’âge maximal pour la retraite plus 6 ans.
Ainsi, au moment de faire valoir leurs droits à la retraite, ils pourront facilement retrouver les pièces nécessaires comme les attestations de travail.
La compatibilité avec les logiciels existants
Ce serait un gâchis que vous investissiez dans un coffre-fort électronique pour bulletin de paie et que finalement celui-ci refuse de s’intégrer à votre environnement. Alors, au moment de choisir votre solution, assurez-vous qu’il est capable de se connecter à divers outils informatiques.
De ce fait, vous n’aurez aucune difficulté à déposer un fichier dans votre coffre-fort numérique après l’avoir créé avec l’un des outils de votre système.
Micro-entrepreneur depuis une dizaine année et passionné du web depuis plus de 20 ans, c’est tout naturellement que je partage ici des articles sur le monde de l’entreprise et de ses nombreuses facettes.
