6 erreurs à éviter dans un mail professionnel

erreurs à éviter dans un mail professionnel

Dans le cadre d’un travail, difficile de passer à côté d’une tâche commune à tous : les mails. Même si l’essentiel est de se faire comprendre, il est quand même important de faire attention à l’écriture d’un mail professionnel. En effet, beaucoup de personnes rédigent mal leurs mails, donnant ainsi une mauvaise image d’eux-mêmes. Il est vrai que l’on peut vite être jugé pour les erreurs que l’on commet lors de la rédaction de nos mails professionnels. Il faudra donc être méticuleux et bien vérifier ses mails avant de les envoyer. Certaines erreurs sont récurrentes, découvrez-les ici afin de les éviter.

Mal formuler ou oublier l’objet d’un mail professionnel

Oublier l’objet d’un mail est l’erreur à ne pas faire ! En effet, c’est le premier élément que verra votre destinataire. S’il n’aperçoit aucun objet, il est probable que votre mail ne soit jamais lu.

Rédiger l’objet d’un mail ne veut pas dire le bâcler ou écrire n’importe quoi. Il est très important de faire attention à ce que l’on écrit dans le mail et comment on le formule.

Il vaudrait mieux éviter les phrases trop longues et choisir soigneusement ses mots. Le destinataire devra immédiatement comprendre de quoi parle le mail avant même de l’ouvrir.

Privilégiez des mots clés en rapport avec le contenu de votre mail pour en donner une idée générale. Quelques exemples :

  • Compte-rendu, rendez-vous 13 mars ;
  • Candidature commerciale, Emilie Rénaud ;
  • Urgent : intervention informatique 13 h – 14 h.

Mal rédiger les formules de politesse

La manière dont vous rédigez un mail professionnel est très importante. Comme pour la lettre, il y a un langage à adopter lors de l’écriture. Il est important d’adapter votre mail à votre destinataire.

Vous n’écrirez donc pas de la même façon votre mail à un collègue de bureau afin de programmer une sortie qu’à votre supérieur hiérarchique ou à un client. Vous ne devez pas commencer votre mail professionnel par un "cher/chère’" qui est plutôt réservé aux mails familiers. Préférez plutôt un "Monsieur, Madame" qui fera beaucoup plus professionnel ou un simple "bonjour" quand il s'agit de vos collègues.

La formule de politesse à la fin du mail professionnel est tout aussi importante. Préférez l’utilisation de "cordialement", si vous avez un doute, qui passera dans toutes les situations et évitera de froisser votre destinataire. Dans le cas d’un mail professionnel officiel, il est préférable d’utiliser "salutations respectueuses" suivie de votre signature.

Utiliser des smileys dans un mail professionnel

Pour rendre un mail un peu plus chaleureux, on est tenté d'y mettre des smileys. Cependant, ces derniers sont à éviter lors de la rédaction des mails professionnels. En effet, même s’il est possible d’inclure des smileys dans un mail professionnel envoyé à vos collègues proches, il est vivement recommandé de s’en passer quand on à s'adresse à un supérieur hiérarchique ou à un client.

Beaucoup de personnes confondent les mails avec les SMS. Or, le langage SMS, et singulièrement les smileys, sont à bannir de vos mails professionnels. Les smileys donnent un côté trop familier pour un mail professionnel, surtout lors d’une première prise de contact. Cela pourrait donner une mauvaise image de vous à vos interlocuteurs.

Oublier de signer les mails professionnels

Oublier de signer son mail professionnel est une très mauvaise habitude. En effet, en plus de valoriser votre image, la signature en bas du mail regroupera des informations utiles à votre sujet.

Très importante, la signature d’un mail professionnel doit comprendre votre nom, prénom, poste au sein de l’entreprise, numéro de téléphone ainsi que d’autre éléments que vous pouvez rajouter à votre guise. N’hésitez pas à créer une signature esthétique, en ajoutant des logos ou des images.

La signature permettra à votre destinataire de vous contacter par le biais des différents canaux que vous aurez mentionnés. Vous pouvez ainsi ajouter des liens vers :

  • Votre profil Linkedin ;
  • Vos différents réseaux sociaux professionnels ;
  • Votre site web ou le site web de l’entreprise.

Ainsi, vous aurez l’opportunité d’être contacté par vos interlocuteurs, créer des liens ou encore faire votre publicité.

Rédiger un mail confus ou trop long

Lors de l’écriture de votre mail professionnel, pensez à votre interlocuteur et à comment il lira votre contenu. En effet, rien n’est plus désagréable que de lire un mail trop long et peu espacé ou incompréhensible. Il est conseillé de structurer votre mail professionnel de façon à commencer par les informations les plus globales, puis passer graduellement aux plus spécifiques. Cette technique assurera une lecture plus fluide du mail et fera passer les informations nécessaires en premier puisque le début d’un mail est la partie la plus lue.

Pour l’écriture de votre mail professionnel, préférez des phrases courtes et concises. Il est important de bien espacer votre mail pour une meilleure lecture. N’hésitez pas à mettre les passages importants en gras ou de les souligner pour y attirer l’attention.

Un texte bien aéré et bien structuré est un signe de professionnalisme et de respect envers votre destinataire. Vous aurez plus de chances d’être compris et de recevoir des réponses rapidement, au lieu d'avoir à expliciter vos propos lors des mails ultérieurs.

Se tromper de destinataire dans un mail professionnel

Il est important de toujours relire son mail avant de l’envoyer et de s'assurer qu'il est envoyé au bon destinataire. Beaucoup se trompent de destinataire par mégarde, parfois en ciblant la bonne entreprise, mais pas le bon contact.

Il arrive de se tromper et d’envoyer un mail professionnel à une personne qui n’a que peu d’intérêt pour votre mail avec le risque qu'il finisse à la corbeille. Parfois, on se trompe en envoyant un mail familier adressé à la base à un collègue qui atterrit dans la boîte de réception d’un supérieur. Cela pourrait s’avérer lourd de conséquences selon le mail envoyé.

Si vous commettez cette erreur, il est important d'envoyer rapidement un autre mail pour vous expliquer et présenter vos excuses. Veillez à toujours relire vos mails professionnels avant de les envoyer et ajouter les destinataires à la fin pour éviter ce genre d’erreurs.

Ces quelques points abordés dans cet article sont faciles à appliquer ou mettre en place. Ils vous permettront, tout au long de votre carrière, de réussir la rédaction de vos mails pros.