Avec l’évolution de la recherche et du développement, les entreprises doivent s’aligner avec la tendance actuelle des nouvelles technologies. Les tampons d’entreprise sont par exemple des outils indispensables dans la gestion quotidienne des sociétés. Aujourd’hui, beaucoup d’entre elles ont décidé de s’orienter vers les cachets électroniques. Quelles sont les raisons et pourquoi faut-il commencer à les utiliser ? Découvrons la réponse ici.
Tampon électronique : définition
Le tampon pour entreprise classique peut être manuel ou électronique. Il est généralement utilisé pour faciliter le classement de plusieurs dossiers, ainsi que l’organisation en général. Le concept du tampon électronique, plus connu sous le nom de cachet d’entreprise électronique, est similaire à celui du tampon traditionnel en caoutchouc. Il permet principalement d’authentifier tous les fichiers en version numérique. Cela montre aux clients, aux fournisseurs ainsi qu’aux partenaires que la société est intègre et originale.
Vous vous demandez sûrement s’il est possible de falsifier ces cachets d’entreprises. Il faut comprendre que, grâce à l’horodatage, les actions malveillantes sont plus difficiles à réaliser sur les cachets électroniques.
La réglementation des tampons électroniques
Ce nouveau système est aujourd’hui réglementé par l’eIDAS dans le but de créer et d’optimiser la confiance des utilisateurs dans la réalisation des transactions électroniques. Plusieurs critères doivent être réunis pour que le cachet soit réglementé.
Il est, par exemple, nécessaire que cet outil soit lié à celui qui le crée. Outre cela, le cachet doit être lié aux données utilisées lors de sa création afin que tout type de changement soit notifié et détectable. Il est à noter que ces données doivent être utilisées sous le contrôle du créateur. Ici, le but est d’assurer le maximum de sécurité aux entreprises, à leurs clients et à leurs partenaires. Avec ces exigences, nous conseillons à tous les entrepreneurs de solliciter l’expertise d’un professionnel. Il saura respecter tous les points essentiels pour vous éviter d’avoir des problèmes.
Sur quels types de documents peut-on déposer le cachet électronique ?
Sachez qu’il est possible de déposer un cachet électronique d’entreprise sur de nombreux documents tels que les factures, les notes de frais, les diplômes, les plans, les bons de commande et bien d’autres encore.
À vous de déterminer quels sont vos besoins et d’adapter la création de vos cachets par rapport à ceux-ci.
Quels sont les avantages du tampon d’entreprise électronique ?
Nous pouvons recenser au moins trois principaux avantages, quant à l’utilisation d’un cachet électronique. Tout d’abord, cela permet à l’entreprise de réduire ses coûts. En effet, il n’est plus nécessaire d’imprimer les documents pour leur authentification. De plus, le fait de consommer moins de papiers et d’électricité contribue à la préservation de l’environnement qui est aujourd’hui plus que fragile.
Outre ce geste éco-responsable, le cachet électronique offre une sécurité de haut niveau. Grâce à lui, vous pourrez rassurer vos clients sur l’authenticité de vos documents, d’autant plus que le risque de répudiation se rapproche de zéro.
L’autre avantage est la rapidité des transactions ainsi que des tâches à effectuer. La signature de contrat peut, par exemple, se faire à distance. Ce qui limite considérablement les déplacements et les éventuelles pertes de temps. Cet outil de nouvelle génération permet également aux secrétaires d’effectuer de nombreuses tâches administratives plus rapidement et plus efficacement.
Savoir faire la différence entre signature électronique et cachet électronique
Nous avons tendance à confondre la signature électronique et le cachet électronique, car ils semblent être similaires. Pourtant, ils présentent quelques différences bien notables.
Le cachet électronique privilégie l’automatisation, ne nécessitant ainsi pas l’intervention du créateur. La signature électronique requiert, quant à elle, l’intervention du signataire pour chaque transaction. Ce qui lui fait perdre considérablement du temps.
Si le cachet et la signature électronique garantissent à la fois l’intégrité et l’authenticité des documents, la signature offre bien plus. C’est, en effet, un gage d’engagement de la part du signataire.
Conclusion
Les cachets d’entreprises électroniques offrent les mêmes fonctionnalités que les tampons en bois et en caoutchouc. Cependant, ils sont plus modernes, pratiques et offrent des avantages conséquents aux entreprises qui y ont recours. C’est pour cela qu’il est très important de commencer à l’adopter. De plus, les fabricants de ces outils se tiendront à votre disposition pour délivrer vos tampons de qualité dans les meilleurs délais.
Micro-entrepreneur depuis une dizaine année et passionné du web depuis plus de 20 ans, c’est tout naturellement que je partage ici des articles sur le monde de l’entreprise et de ses nombreuses facettes.
