Comment bien animer une réunion en visioconférence ?

Animer une réunion en visioconférence

La visioconférence est un moyen de communication à distance de plus en plus utilisé pour tenir les réunions dans les entreprises. L’usage de cet outil, devenu incontournable, exige notamment une préparation physique et mentale de la part de tous les utilisateurs. Aussi, pour animer une réunion en visioconférence, vous devez être dans un cadre adéquat et disposer d’un bon matériel.

Faire une préparation en amont

Pour réussir l’animation d’une réunion en visioconférence, vous devez la préparer. Alors, avant celle-ci, le manager ou le chef projet doit établir une liste des sujets à aborder et rédiger l’ordre du jour. Ce travail devra se faire en collaboration avec son équipe. S’il y a un trop grand nombre de sujets à aborder, n’hésitez pas à reporter certains sujets à une prochaine réunion.

Ensuite, il faut informer tous les participants de la réunion de l’ordre du jour. Montrez bien à chacun de ces derniers les informations qu’il doit recueillir et les points à préparer. Par exemple, si un membre doit faire le point sur un sujet précis, il doit être informé à l’avance. De cette manière, vous êtes sûr qu’il préparera les informations à fournir, et vous éviterez les échanges inutiles.

Enfin, n’hésitez pas à vous inscrire à une formation en ligne sur l’animation de réunions à distance, avec votre équipe. Ce sera l’occasion pour tout le monde d’apprendre à communiquer à distance. Vous pourrez notamment découvrir comment offrir des supports visuels pertinents, en tant qu’animateur d’une réunion en visioconférence.

Être au point physiquement pour animer une réunion en visioconférence

Certains points physiques et techniques doivent être pris en compte pour réussir à animer une réunion en visioconférence. Pour commencer, vous devez bien cadrer votre webcam afin que votre visage et vos expressions soient correctement visibles des participants. Aussi, vous devez vous tenir dans un cadre au décor sobre, loin du bruit. Également, le cadre doit être bien éclairé, soit par la lumière naturelle, soit par un éclairage d’appoint.

N’hésitez pas à faire des tests avant le jour de la réunion, pour voir l’effet de votre source lumineuse sur votre webcam. De plus, prenez soin de vous tenir droit, assis sur un siège confortable. Vous devez par ailleurs être bien habillé, en proscrivant notamment les vêtements noirs, blancs et à rayures.

Se munir des outils adéquats pour une meilleure qualité

Pour une bonne visioconférence, misez sur les bons outils. Il vous faut notamment un ordinateur portable disposant d’une caméra de qualité. À cet effet, choisissez bien votre webcam, en vous assurant qu’elle dispose d’un auto-focus. Elle doit aussi avoir un micro omnidirectionnel intégré avec l’option atténuation de bruits. Ce dernier est plus adapté pour une visioconférence professionnelle que les micros incorporés aux PC.

De plus, vous devez vous équiper d’un micro doté d’une fonction directionnelle qui pourra sélectionner la source du son, de votre voix. Également, utilisez un casque pour optimiser la qualité sonore, en choisissant un modèle en version oreillette comme le casque intra-auriculaire AirPod. Évitez surtout le casque de gamer qui vous fera passer pour un animateur peu professionnel.

Établir des règles à respecter scrupuleusement

Pour animer une réunion en visioconférence efficace, vous devez fixer quelques règles et les faire connaître aux participants avant la séance. L’une de ces règles est que le retard à la réunion virtuelle n'est pas souhaité. Pour ce faire, conviez les participants 10 à 15 minutes avant l’heure prévue pour un échange informel.

De cette manière, vous laisserez du temps aux retardataires pour rejoindre la visioconférence. Évidemment, l’animateur doit se montrer très ponctuel, pour donner le bon exemple. Pour cette raison, il doit être en ligne avant les autres participants et quitter la visioconférence en dernier.

Par ailleurs, vous devez rester concentré tout au long de la réunion. Pour ce faire, ne gardez ouvert aucun programme sur votre ordinateur qui n’est pas en rapport avec la séance. Enfin, désignez un gardien du temps qui se chargera de faire respecter le temps de parole fixé par participant.

Fixer une durée optimale

Une visioconférence peut être vite lassante, si elle dure plus de 2 heures. Cela dit, essayez de faire tenir la réunion pendant 45 minutes, afin de vous assurer que les participants resteront concentrés.

Toutefois, en fonction du nombre de sujets à aborder, vous pouvez étendre la durée de la visioconférence à 1 h 30 minutes.

Prendre des pauses de façon régulière

Vous pouvez prévoir des pauses de quelques minutes durant la visioconférence. Il faudra annoncer cela aux participants dès que la réunion commence, afin qu’ils s’y préparent.

Cela dit, ces pauses sont des moments pendant lesquels les participants pourront souffler et laisser reposer leurs yeux. Vous pourrez par exemple profiter de ces instants pour vous lever de votre siège. À ce propos, conseillez aux participants à la réunion de s’étirer et de se détendre à chaque pause.

Bien débuter la réunion

Il est important qu’une réunion en visioconférence débute par une bonne accroche. À cet effet, l’animateur doit trouver une information pertinente pour ouvrir la séance.

Il peut aussi commencer par une anecdote, une blague, un visuel ou un chiffre clé à faire afficher sur l’écran. Ce sera un moyen de mettre les participants dans une bonne ambiance, afin qu’ils restent concentrés.

En préparent bien votre réunion afin qu'elle soit efficace, ce moment entre collaborateur sera bénéfique à l'entreprise et vos projets et vous éviterez la réunionite, trop souvent présente dans le monde du travail.