Dans beaucoup d’entreprises, un problème persiste : trop de réunions non productives sont organisées. Cette réunionite aiguë nuit au travail et vous fait perdre beaucoup de temps.
La productivité est un point clé dans la réussite et le développement d’une entreprise. Chaque acteur doit être en mesure de travailler efficacement et participer à l’effort collectif pour que l’entreprise se développe et ait un bon niveau de croissance.
Pourtant, il arrive parfois que certains membres d’une équipe n’arrivent pas à réaliser le travail demandé. Cela peut être de son fait, mais il faut également prendre en compte des raisons externes qui peuvent empêcher l’employé d’avancer comme il l’entend. Un élément en particulier peut engendrer des retards. Il s’agit des réunions organisées par les managers. Nous allons voir qu’il est primordial de combattre la réunionite dans de nombreuses entreprises, notamment en France.
Qu’est-ce que la réunionite ?
Si vous ne connaissez pas ce terme, une définition simple de réunionite serait tout simplement la manie de faire des réunions. Celles-ci sont donc nombreuses, souvent sans ordre du jour et, pour une bonne partie d’entre elles, une répétition de la réunion précédente. Comprenez ici qu’elles sont donc très loin d’être efficaces.
En effet, un employé passe en moyenne 4,5 heures par semaine à assister à une réunion (cela correspond à presque 13% de son temps de travail !). Entre les réunions d’équipes, les calls, les séminaires, les briefings et autres meetings… C’est une part importante de l’emploi du temps du salarié qui s’envole. Nous vous livrons quelques pistes pour combattre la réunionite au sein de votre entreprise.
5 conseils pour vaincre la réunionite aiguë
Élaborer un planning
La première chose à faire lorsque l’on souhaite éviter les réunions à répétition qui ne font pas toujours avancer vers les objectifs (mais au contraire, font perdre du temps à toute l’équipe) est d’élaborer un planning des réunions. C’est en effet un moyen efficace pour ne pas prévoir de réunions au dernier moment, qui ne s’avèrent pas réellement utiles et ainsi lutter contre la réunionite.
Avoir un planning défini à l’année permet d’anticiper et d’être organisé. Cela permet par exemple de choisir de réaliser un point régulier chaque mois avec toutes les équipes afin de rendre compte des différentes avancées vers les objectifs principaux. Il est également possible de prévoir des points hebdomadaires au sein des équipes, en début ou en fin de semaine. Ces derniers ne doivent pas dépasser 20 minutes et aller à l’essentiel.
Définir l’ordre du jour pour se fixer des objectifs
Il est primordial de se demander si les réunions sont nécessaires ou non. Pour cela, c’est très simple : il suffit de définir un ordre du jour précis. Il faut avoir en tête, et sur le papier, l’objectif principal de la réunion et s’y tenir. L’ordre du jour doit être clair et la structure de la réunion également.
Il faut organiser une réunion pour qu’elle soit le plus efficace possible. Qui intervient ? Combien de temps accorde-t-on à chaque intervenant ? Demandez-vous par exemple si l’objectif de la réunion est d’échanger avec les participants pour définir une stratégie ou bien d’exposer la stratégie déjà établie et de répondre aux éventuelles questions ?
Bien préparer la réunion en amont
Lorsque l’on a défini le but pour chacune des réunions programmées, il faut absolument préparer ces réunions afin que leurs déroulements soient fluides. Vous pouvez par exemple établir un plan général qui sera le même pour toutes les réunions qui auront lieu en fin de mois. Ensuite, quelques jours avant chaque réunion, il sera temps de remplir les différents points du programme avec les chiffres et analyses du mois, par exemple.
Une réunion bien préparée est d’autant plus efficace qu’elle suivra une piste bien précise. Vous n’aurez pas vraiment l’occasion de vous égarer dans d’autres sujets et de perdre du temps. Vous n’aurez jamais besoin de recaler une autre réunion par manque de temps. De plus, si votre réunion est bien structurée, les participants seront plus attentifs au contenu puisque vous irez à l’essentiel.
Prendre les décisions vous-même
Un bon manager peut choisir d’utiliser le style de management participatif. Ce dernier intègre l’avis des membres de l’équipe pour une grande partie des décisions à prendre. Le problème ici est qu’il faut parfois prendre beaucoup de temps pour débattre sur certains sujets afin de mettre tout le monde d’accord. De ce fait, certaines réunions peuvent s’éterniser et doivent faire l’objet d’une suite lors d’une prochaine réunion. Cela n’aide pas à combattre la réunionite.
Le management participatif est intéressant, mais il faut être en mesure de faire la part des choses et de décider de certaines actions ou objectifs par vous-même. Certains managers ont des difficultés à prendre les décisions ou à montrer leur autorité. Ils ne veulent brusquer personne et peinent à donner des ordres. Cela fait pourtant partie intégrante du poste de manager. C’est pour cela qu’il faut apprendre à prendre vos propres décisions sans avoir l’aval de vos collaborateurs. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps en limitant les réunions pas toujours utiles.
Combattre la réunionite avec les nouvelles technologies
Internet est un outil dont on ne peut plus se passer. Aujourd’hui, cet outil peut vous être utile si vous souhaitez stopper la réunionite. En effet, de nouvelles entreprises et startups créent des outils qui viennent remplacer en partie les réunions.
Vous pouvez par exemple utiliser des outils collaboratifs. Ces outils permettent de mettre en commun des actions et de partager son avancée à tous les acteurs d’une équipe qui travaille sur le même projet. Pensez par exemple à Slack.com ou Monday.com.
Une réunion réussie
Pour ne pas sombrer dans la réunionite au sein de votre entreprise, voici les points importants d’une réunion efficace :
- S’il n’y a pas lieu de faire de réunion, n’en faites pas.
- Si un échange de mails suffit pour régler un point ou informer votre équipe, n’en faites pas.
- Toute réunion doit avoir un ordre du jour transmis à l’avance à l’ensemble des collaborateurs. Ils ne doivent pas le découvrir en accédant à la salle de réunion.
- L’animateur doit se tenir à l’ordre du jour.
- Une réunion à une heure de début et une heure de fin.
- Pour chaque point abordé, des prises de décisions doivent être faites ainsi que des échéances arrêtées.
- Si un point abordé amène à trop de discussion, il faudra revoir celui-ci. Passez au point suivant.
- Un tour de table peut être fait en fin de réunion. Si un sujet se dégage, il sera ajouter à l’ordre du jour de la prochaine réunion (ce qui laissera le temps d’y réfléchir).
- Un compte-rendu rapide est envoyé après la réunion à chaque participant par mail.
Micro-entrepreneur depuis une dizaine année et passionné du web depuis plus de 20 ans, c’est tout naturellement que je partage ici des articles sur le monde de l’entreprise et de ses nombreuses facettes.
