Quels sont les avantages d’une permanence téléphonique en entreprise ?

Avantages d'une permanence téléphonique

La qualité de l'accueil téléphonique assure la réussite d'une activité professionnelle, quel que soit le domaine de l’entreprise. Les avantages d'une permanence téléphonique bien organisée, disponible mais surtout de qualité sont nombreux. Elle permet notamment à une entreprise de soigner son image auprès de ses clients.

Le marché étant actuellement assez concurrentiel, il est important de ne pas perdre d'appels pouvant provenir de clients. Indispensable dans le milieu professionnel, il y a plusieurs raisons de mettre en place une permanence téléphonique. Il faudra cependant prendre en compte plusieurs critères pour sa mise en place.

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?

Une permanence téléphonique est un service qui optimise la relation entre une entreprise et ses clients, fournisseurs et partenaires. Le principe est de recevoir et de gérer les appels entrants, d’informer les appelants et de répondre à leurs questions. 

Un standard téléphonique peut être assuré par un personnel interne à l’entreprise. Grâce à cette permanence téléphonique, il est possible de joindre l'entreprise à tout moment, sans affecter la productivité de l'entreprise.

Dans d’autres cas, la permanence téléphonique est assurée par un prestataire extérieur, qui est un expert en la matière.

Le but de ce service est d'éviter les longues attentes des clients, qui a une incidence sur leur satisfaction, et de les empêcher de raccrocher. Il est parfois accompagné d'une fonction de pré-réponse ou d'un message d'accueil. Mais dans tous les cas, cela permet de garder le contact avec tous ceux qui entrent en contact avec l’entreprise.

Les avantages d'une permanence téléphonique pour une entreprise

Les avantages d'une permanence téléphonique pour votre entreprise sont donc multiples pour les entreprises. Son principal avantage est l'image professionnelle et fiable qu'il donne à l'entreprise.

Ensuite, grâce à la mise en place de ce service, les appels téléphoniques permettent de faire gagner du temps aux éventuels clients.

De plus, grâce à cela, les tâches quotidiennes au sein d’une entreprise ne seront pas perturbées. Par ailleurs, dans certains cas, les appels sont dirigés directement vers les répondeurs, ou des réponses automatiques ont déjà été enregistrées pour limiter le temps de travail.

Il faut également savoir qu’une permanence téléphonique a un faible coût. L’entreprise peut ainsi effectuer des économies considérables en optant pour ce service plutôt qu’en engageant un standardiste à plein temps. En effet, des entreprises spécialisées dans la permanence téléphonique offrent des forfaits avec une tarification que vous pouvez moduler.

Dans le cas où la permanence téléphonique est assurée par des prestataires externes à l’entreprise, cela permet de libérer de l’espace dans les locaux. Vous pourrez alors consacrer cet espace pour d’autres activités utiles à l’entreprise.

Afin de profiter des avantages d'une permanence téléphonique, plusieurs critères sont à prendre en compte au moment de définir son projet.

Femme souriante assurant la permanence téléphonique

Comment choisir la bonne formule pour une permanence téléphonique ?

Le service de la permanence téléphonique, tout comme le service client, peut être effectué par une personne appartenant à l’entreprise ou par des experts externes. Ainsi, avant de choisir la formule qui vous convienne, il est important avant tout d’analyser la situation. A partir de cela, vous pouvez mettre en place votre service.

Tout d’abord, vous devez évaluer les besoins. Ainsi, avant de vous lancer, il est important que vous déterminiez les besoins de votre entreprise.

Ensuite, déterminez les résultats que vous attendez de la performance téléphonique. Enfin, fixez votre budget pour la mise en place du service.

Lorsque vous avez les informations relatives à ces différents critères, vous pouvez choisir le mode de service adapté. Deux options s’offrent alors à vous : une internalisation et une externalisation.

L’internalisation signifie que vous embauchez une personne de votre entreprise. Cette personne aura pour tâche de gérer les correspondances de l’entreprise. Ainsi, vous pouvez choisir soit une hôtesse d’accueil, soit une secrétaire, soit un standardiste.

La deuxième option qui s’offre à vous est l’externalisation. Plusieurs sociétés s’intéressent à cette dernière. Par exemple, les Petites et Moyennes Entreprises, qui ont un budget limité, font souvent appel à des entreprises spécialisées dans les appels entrants.

Un des avantages de la permanence téléphonique externalisée est que vous pouvez profiter d’un service assuré par des personnes qualifiées dans le domaine tout en modulant le tarif en fonction de ce dont vous avez besoin.

Si vous avez opté pour une externalisation, les démarches que vous devez effectuer sont assez simples. Premièrement, vous devez définir la nature des prestations que vous souhaitez. Il peut s’agir d’informer la clientèle, de répondre aux diverses questions, mais également de prendre des rendez-vous.

Par la suite, indiquez au prestataire la durée de la prestation que vous recherchez. Pendant toute la journée, quelques fois durant la semaine, ou quelques heures durant la journée. En fonction de cela, les entreprises spécialisées dans les appels entrants vous proposeront leur tarif.

Enfin, lorsque vous aurez fourni ces différents éléments dans le contrat de prestation, la permanence téléphonique peut être mise en place.

Pour conclure

En résumé, une permanence téléphonique permet de solidifier les relations que vous entretenez avec vos différents partenaires, fournisseurs et surtout vos clients.

En fonction de ce que vous recherchez mais également de votre budget, vous pouvez opter soit pour une internalisation, soit pour une externalisation.

Dans les deux cas, vos appels entrants seront traités indépendamment de vos activités quotidiennes.