Comment choisir le lieu de son séminaire d’entreprise ?

Choisir le lieu d'un séminaire d'entreprise

Le séminaire d’entreprise est un événement d’importance, pouvant avoir lieu selon plusieurs objectifs. Qu’il s’agisse de déterminer les objectifs de la firme, de faciliter la communication et les rencontres entre collaborateurs ou de faire un bilan, le séminaire est un événement sérieux. Pour être à la hauteur de l’événement, les préparatifs doivent être peaufinés au possible. Choisir le lieu d’un séminaire est notamment une caractéristique à ne pas prendre à la légère.

Mais alors, comment  faire son choix de lieu pour son prochain séminaire d’entreprise ? C’est ce que nous vous proposons de découvrir plus en détails ici.

Choix du lieu d’un séminaire : agir selon le type de l’événement

Ainsi que nous l’avons précisé, le séminaire d’entreprise peut avoir plusieurs objectifs, qui n’ont pas forcément de rapport direct entre eux. Pour bien choisir le lieu de votre séminaire, il va falloir tenir compte des objectifs et de la raison d’être de ce dernier. Cela, ne serait-ce que pour choisir des salles adaptées au type de réunion programmé, et pouvant contenir le nombre de conviés prévu.

Vous ne pouvez donc pas réfléchir au lieu de votre séminaire sans au préalable savoir de quoi il aura l’air, du nombre de personnes qui devront y assister et autres critères. Visualisez bien l’événement et la manière dont vous souhaitez qu’il se déroule, c’est une première approche.

L’ambiance que vous souhaitez installer

Le lieu du séminaire de votre entreprise impacte directement l’ambiance et la nature de l’atmosphère qui régnera sur l’événement. En effet, le type de salle, mais aussi le milieu et les alentours des lieux donnent le ton et imposent le climat ambiant. Ainsi, il est important de veiller à ce que l’endroit corresponde à l’ambiance que vous souhaitez installer à l’occasion de ce séminaire.

Si le contenu du séminaire ne doit pas spécifiquement traiter de sujets graves, sérieux ou urgents, vous pouvez vous permettre de choisir un lieu plutôt divertissant et amusant. Il est par exemple possible de faire, à Bordeaux, un séminaire autour du vin, ou encore à Montpellier  un team building autour des fonds marins.

Autrement, si par exemple votre objectif est de marquer les esprits par le biais de l’événement, n’hésitez pas à choisir des lieux insolites. Un château vaste et mystérieux est un exemple allant dans ce sens.

Par ailleurs, si le contenu du séminaire que vous prévoyez se caractérise par des informations de haute confidentialité, tournez-vous vers des lieux de type discrets et sécurisés.

Vous l’aurez compris, il est très important de faire en sorte que le lieu du séminaire soit en adéquation avec la nature des sujets qui seront abordés. Attention donc à ne pas faire de contraste à ce niveau, qui pourrait nuire à l’objectif recherché.

Séminaire d'entreprise

Choisir un lieu accessible

L’accessibilité d’un lieu doit entrer dans les critères de choix pour l’organisation du séminaire d’entreprise. S’il est important de choisir des endroits propices au type de séminaire souhaité, ces derniers ne doivent pas se situer sur des sites peu ou inaccessibles. Le transport doit être relativement aisé pour les différentes personnes conviées à l’événement. Par ailleurs, ce transport a un coût, dont il va falloir tenir compte.

Choisissez donc des lieux bien desservis par les routes et les transports en commun, cela ne fera que faciliter l’organisation de votre séminaire.

Adapter le lieu au type de participants

Le choix du lieu d’un séminaire d’entreprise doit également se faire selon les participants. Nous ne parlons pas ici simplement du nombre, mais aussi du profil de ces derniers. Pour cela, vous devez donc analyser le profil des personnes conviées à ce séminaire en question. La tranche d’âge, le sexe, mais aussi et surtout les centres d’intérêts généraux du groupe concerné sont des informations dont il faudra tenir compte.

Vous choisirez, à partir de ces données, un lieu qui correspond à leurs goûts et préférences. Un endroit dans lequel ils ne se sentiront pas dépaysés, bien au contraire. Un lieu qui les mettra à l’aise, et de bonne humeur pour aborder l’événement avec le plus de sérénité possible.

S’ils apprécient la nature, choisir un endroit entouré de verdure serait l’idéal, par exemple.

Déterminer les besoins techniques du séminaire

Outre le contenu en soi du séminaire d’entreprise, des moyens techniques sont requis pour le mener à bien. Cela concerne aussi bien la capacité de la salle en termes de participants que la disponibilité du matériel, par exemple. Il est important que la salle que vous louez pour l’événement soit équipée d’assez de chaises ou de sièges pour accueillir tout le monde. Il faut également que l’espace soit suffisant, et que les invités ne soient pas trop serrés entre eux.

Le niveau d’aération de la salle est aussi une caractéristique dont il faut tenir compte, surtout si le séminaire se déroule en été ou dans une période de chaleur. La salle doit également être équipée d’un vidéoprojecteur pour les animations, d’un écran de projection et d’une sonorisation adaptés à vos besoins.

Pour choisir la bonne salle, il faut donc déterminer les besoins techniques du séminaire avec la plus grande précision possible.

Tenir compte du budget dont vous disposez

Le choix du lieu d’un séminaire d’entreprise doit se faire selon toutes les caractéristiques dont nous avons précédemment parlé. Cela dit, c’est bien beau de sélectionner le lieu parfait à l’occasion de ce genre d’événement, mais encore faut-il avoir les moyens de le faire. Le budget dont vous disposez pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise ne vous permettra peut-être pas de choisir la salle parfaite.

Gardez à l’esprit qu’il est très important de déterminer avec précision le coût de chaque prestation, afin de connaître le coût final de l'opération. Vous pourrez ainsi savoir si ce dernier peut entrer ou non dans les limites de votre budget. Si tel n’est pas le cas, c’est à vous d’effectuer des compromis, en faisant l’impasse sur certains critères que vous jugez les moins importants.

Plusieurs critères sont à prendre en compte pour déterminer le coût d’un séminaire, comme le coût du transport, la location de la salle, les goodies, les différentes prestations sollicitées, etc. Si vous prévoyez d’organiser le séminaire sur plusieurs jours, tenez compte de la location de chambres d’hôtel.

Pensez également à l'organisation du repas pendant le séminaire.

Choisir le lieu d'un séminaire d'entreprise n'est donc pas aussi facile qu'on peut le penser. En effet, plusieurs critères sont à prendre en compte. Nous espérons que cet article pourra vous épauler dans le choix de votre prochain événement.

Source : https://seminaire-incentive.fr/2019/11/18/ou-organiser-seminaire-incentive-sud-ouest/