Votre entreprise planifie de se lancer sur le marché international et d’ouvrir de nouveaux bureaux à l’étranger ? La délocalisation d’un certain nombre d’employés sera sûrement nécessaire, même si vous envisagez d’embaucher la plupart du personnel sur place. Des responsables et des experts devront partir pour une mission plus ou moins longue afin de devenir leaders de nouvelles succursales et de contribuer à leur implantation réussie dans un nouveau pays. Une délocalisation massive est également possible.
Un tel processus exige beaucoup de préparation du côté de l’employeur. Dans cet article, nous allons considérer des aspects de base auxquels vous devrez penser avant la délocalisation des employés à l’international et vous proposer quelques conseils qui vous aideront à rendre ce processus le plus efficace et le moins stressant possible.
Quels employés envoyer à l’étranger et pourquoi ?
Le plus souvent, le but principal de la délocalisation d’une entreprise vers un autre pays est de réduire le coût de la main-d’œuvre. Il est donc plus sensé d’embaucher du personnel sur place en ne faisant déménager que les employés expérimentés qui pourraient assurer le succès des bureaux nouvellement ouverts. Voici une liste possible des tâches qu’ils pourraient assumer :
- Devenir leader dans le nouveau bureau ;
- Former des employés locaux ;
- Aider les collègues nouvellement arrivés à s’intégrer dans le pays ;
- Tester le marché. En cas d’échec, il sera plus facile de rapatrier les employés délocalisés que de licencier le personnel local ;
- Adapter le produit ou le service aux besoins et aux particularités du marché local.
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Aspects de délocalisation à prendre en compte
Le déplacement des employés vers un autre pays exige beaucoup de planification et de préparation. Voici les choses les plus importantes auxquelles il faudra penser :
- Documents pour les employés qui vont partir : passeport, visa, permis de travail et autres.
- Dépenses de transport et de déménagement : billets d’avion, déplacement des biens, frais de douane, indemnités de déménagement, location ou achat de logement.
- Mesures de soutien des employés qui déménagent avec ou sans leurs familles.
- Respect de la législation locale concernant les impôts sur le revenu, les salaires minimum et la durée des congés payés.
- Cours de langue ou recherche des employés qui parlent déjà la langue locale.
- Prise en compte des différences culturelles, information et intégration des employés.
Documents à préparer pour les employés qui partent
Nous allons nous concentrer plus particulièrement sur cette tâche qui exige beaucoup de précision et de préparation à l’avance. Ce serait sage d’assigner une personne pour s’occuper des démarches administratives pour tous les employés qui s’apprêtent à partir, préparer tous les papiers et les photos d’identité pour les passeports et les visas. Cela garantit que tout sera prêt à temps et permet de diminuer la tension des gens déjà stressés par le déménagement prochain.
Quant à la liste des documents, cela dépend du pays d’accueil et de la durée de la mission d’un travailleur. Voici les documents avec l’obtention desquels l’entreprise peut aider ses employés :
- Passeport. Si vous ouvrez un nouveau bureau hors de l’Union Européenne et de l’espace Schengen, chaque employé de nationalité française aura besoin d’un passeport en cours de validité. Vu les délais de délivrance de passeports accrus, il vaut mieux s’en occuper bien à l’avance et faire une pré-demande de renouvellement de passeport en ligne pour tous les employés qui en ont besoin.
- Visa. Pour la plupart des pays hors de l’Espace économique européen et la Suisse les ressortissants français ont besoin de visa. Son type dépend de la durée assumée du séjour de l’employé dans le pays.
- Pour des séjours de moins d’un an, un visa d’affaires ou de tourisme spécifiant le type de travail effectué est nécessaire.
- Pour une mission plus longue ayant ou non un terme fixe, un visa de résidence est requis.
Consultez les normes concernant les visas d’activité salariée pour comprendre quel type de visa et quels documents sont nécessaires dans votre cas.
- Permis de travail.
- Assurance maladie internationale.
Les employés eux-mêmes doivent fournir également un certificat de naissance et une carte de sécurité sociale.
Mesures de soutien aux employés
A part la préparation des documents, toute entreprise devrait établir une politique de relocalisation décrivant les services qu’elle est prête à fournir à ses employés et définissant les aspects qui seront dans leur responsabilité. Les mesures de soutien peuvent varier selon la situation familiale d’un employé.
- Logement. Décidez si vous allez mettre les employés en contact avec les agents immobiliers pour la vente et l’achat ou pour la location d’un logement, si vous allez leur proposer un logement temporaire et quelle allocation de logement accorder.
- Déménagement. Le déménagement des personnes, des animaux de compagnie et des biens est long et coûteux. En principe, un employeur n’est pas obligé de couvrir ces frais, mais vous pouvez les inclure dans le forfait de réinstallation et les rembourser ou payer directement.
- Adaptation. Accordez à vos employés du temps pour l’installation et l’adaptation au nouvel environnement. Assignez une personne qui va guider les employés nouvellement arrivés et assurez une relation ouverte et permanente avec leur bureau de destination.
Сontrat des employés
Il est essentiel de conclure un contrat avec l’employé avant son installation à l’étranger. Ce contrat doit préciser :
- La durée de la mission.
- Ses responsabilités au nouveau poste.
- Le salaire et les bénéfices selon la législation du nouveau pays.
- La procédure de démission.
- Les mesures de soutien de la part de l’employeur, la formation, etc.
Nous espérons que les conseils ci-dessus vous ont été utiles pour aborder ce problème ample et complexe et établir une ligne de conduite pour réussir une délocalisation internationale productive et profitable.
Micro-entrepreneur depuis une dizaine année et passionné du web depuis plus de 20 ans, c’est tout naturellement que je partage ici des articles sur le monde de l’entreprise et de ses nombreuses facettes.
