Créer un diagramme de Gantt est indispensable pour la gestion de projets. Cet outil, inventé par Henry Gantt en 1910, permet de planifier, organiser et suivre les tâches d’un projet grâce à des barres horizontales représentant chaque étape. Utilisé par de nombreux chefs de projet, il est particulièrement adapté aux projets complexes.
En utilisant des logiciels de gestion de projet comme MS-Project, Trello ou Excel, les chefs de projet peuvent piloter efficacement le projet, gérer les échéances et suivre l’avancement du projet. Un bon diagramme de Gantt aide à découper le projet en tâches, estimer les durées, et organiser un calendrier du projet clair. Il permet aussi de visualiser les retards potentiels et d’ajuster le planning pour respecter la date de fin du projet. Grâce à un suivi collaboratif, chaque tâche est assignée, et les ressources sont bien gérées.
Découvrez comment créer votre propre diagramme de Gantt et les meilleures pratiques pour utiliser cet outil de planification et gestion de projets.
Quelle est l’utilité d’un diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt facilite la planification, l’organisation et le suivi de tâches. Il permet plus précisément de :
- Connaître le délai des étapes clés ;
- De poser des jalons pour la validation des étapes ;
- Maîtriser le déroulement des tâches, même lorsque d’autres activités parallèles sont conduites ;
- Gérer et affecter les ressources budgétaires, humaines et matérielles ;
- Visualiser des tâches à faire ;
- Estimer l’impact d’un retard sur la date limite et les autres tâches ;
- Suivre l’évolution du projet et le piloter en prenant en compte les délais.
Cette démarche est utile aux projets complexes qui sont composés de nombreuses tâches entremêlées. Cependant, elle est aussi utile sur des projets moins complexes.
Comment créer un diagramme de Gantt pour un projet ?
La création d’un diagramme de Gantt est essentielle pour la planification et la gestion des projets. Cet outil permet aux chefs de projet de visualiser les différentes étapes d’un projet et de suivre leur avancement en temps réel.
Pour réaliser un diagramme de Gantt, commencez par préparer vos données dans un tableau, en utilisant Excel ou un logiciel dédié comme MS-Project ou Trello.
- Définir les jalons et les tâches du projet : Décomposez les grandes étapes de votre projet en petites tâches. Trouvez la bonne échelle, ni trop précise, ni trop large. Pour les jalons, choisissez-les en fonction des livrables à la fin de chaque étape et des événements validant la poursuite du projet. Organisez les jalons par ordre chronologique pour une meilleure clarté.
- Estimer le temps des tâches : Pour la planification, le temps prévu pour chaque intervention est crucial. Utilisez l’unité la plus pertinente (heure, jour ou semaine) selon le projet, et maintenez cette référence pour tout le tableau.
- Identifier les dépendances entre les activités : Une grande partie des tâches ne peut être menée qu’après la clôture d’une autre tâche. Il s’agit des tâches séquentielles. Vous pouvez également avoir des tâches parallèles. Identifiez les dépendances, une phase appelée ordonnancement. Les dépendances courantes incluent :
- FD (fin à début) : une tâche commence après la fin de la précédente.
- FF (fin à fin) : deux tâches se terminent en même temps.
- DF (début à fin) : une tâche se termine lorsque la suivante commence.
- DD (début à début) : deux tâches commencent simultanément.
- Affecter les ressources : Définissez les ressources matérielles et humaines nécessaires pour chaque tâche. Cela vous aide à suivre l’utilisation des ressources et à bien déléguer les responsabilités. bien déléguer.
En suivant ces étapes, vous pouvez créer un diagramme de Gantt précis et efficace, facilitant la gestion des tâches, des échéances et des ressources pour garantir le succès de votre projet.
Découvrez les étapes de création d’un diagramme de Gantt
Généralement, un diagramme de Gantt est créé grâce à un système d’information pour la gestion de projet comme Microsoft Project, Pimavera Project Planner, ou Mindview. Cette création passe en outre par des étapes clés que vous êtes invité à découvrir.
Inspection des bases du périmètre du projet
Commencez par réunir l’équipe. Ensuite, procédez à l’inspection qui consiste en 3 choses ;
- La structure Work Breakdown Structure ;
- Le cahier des charges ;
- Le dictionnaire WBS.
Le résultat attendu est que la référence couvre la portée à 100 % du projet.
Création des activités
Grâce à la décomposition, l’équipe découpe les unités de travail. Cela doit permettre l’efficacité et la productivité du planning final. N’oubliez pas d’identifier les jalons importants ainsi que les échéances, lors du découpage du projet.
Estimation des ressources
Les ressources à estimer comprennent les matériaux, les personnes, et les équipements. Par ailleurs les méthodes d’estimation de ces ressources sont : la méthode analogique, paramétrique, ascendante, ou en trois points. Dès que vous y arrivez, chargez les ressources identifiées dans le planning selon les activités connexes.
Estimation des durées
Pour estimer la durée de cette activité, inspectez ses liaisons, les ressources requises par chaque séquence, etc… , n’oubliez pas de prendre en compte les éventuelles contraintes qui pourraient exister.
Élaboration du planning
Lorsque vous amorcez cette étape, le diagramme de Gantt est à votre portée. Vous êtes prêt à le mettre en œuvre à travers l’insertion des informations collectées. Ensuite, mettez-vous à l’examen du planning et passez aux vérifications nécessaires (traitement des risques temporels possibles). Les plans correctifs et aléas de planification ont-ils été envisagés ? Il faut vous en rassurer.
Ajoutez des zones tampon lorsque vous avez des difficultés à gérer les conflits de planification aussi bien au niveau du projet, que celui des activités en elles-mêmes. Un tampon n’est rien d’autre qu’une activité sans objectif ou ressource qui sert à augmenter le temps à votre portée et diminuer les problèmes de planification. Lorsqu’il est créé, le diagramme de Gantt devient le planning de référence du projet.
Les logiciels pour faire un diagramme de Gantt
À l’ère de la digitalisation, il est recommandé de limiter l’utilisation des papiers et de privilégier les outils modernes pour créer des diagrammes de Gantt. Parmi les solutions disponibles, Excel reste une option populaire pour beaucoup. Bien que sa maîtrise puisse nécessiter un apprentissage, une fois habitué, il offre de nombreuses possibilités de personnalisation.
Il existe également de nombreuses applications gratuites et payantes pour créer un diagramme de Gantt.
Par exemple, Gantter for Google Drive permet d’établir rapidement votre planning en ligne. Cet outil s’intègre facilement avec Google Drive, facilitant la collaboration et le partage des documents.
Pour des solutions plus évoluées et complètes, optez pour des outils comme Smartsheet. Smartsheet permet non seulement de créer des diagrammes de Gantt, mais aussi de gérer des projets complexes grâce à ses fonctionnalités de collaboration en temps réel, de gestion des ressources et de suivi des budgets. Cette application est particulièrement utile pour les équipes travaillant à distance.
Sur votre ordinateur en local, des logiciels libres comme GanttProject sont des indispensables. GanttProject offre des fonctionnalités robustes telles que la création de diagrammes de Gantt, la gestion des ressources, la définition des dépendances, et la mesure des conséquences des retards. C’est une excellente option pour les utilisateurs recherchant une solution gratuite et open source.
Parmi les autres outils disponibles, on peut citer :
- Elegantt : S’intègre avec Trello pour une gestion de projet plus fluide, permettant de visualiser les tâches Trello sous forme de diagramme de Gantt.
- GanttPro : Offre une interface utilisateur conviviale avec des fonctionnalités avancées telles que la gestion des dépendances, l’estimation des coûts, et la planification des ressources.
- Instagantt : S’intègre parfaitement avec Asana, permettant aux utilisateurs de créer des diagrammes de Gantt directement à partir de leurs tâches Asana.
- SmartDraw : Offre des capacités de diagrammes étendues, y compris des diagrammes de Gantt, des organigrammes, et des plans d’étage. Idéal pour les utilisateurs ayant des besoins de diagrammes variés.
- TeamGantt : Propose une interface simple et intuitive pour la création de diagrammes de Gantt en ligne, avec des fonctionnalités de collaboration et de gestion des ressources.
- Wrike : Inclut des fonctionnalités de diagramme de Gantt dans une suite de gestion de projet complète, permettant une gestion efficace des tâches, des ressources, et des délais.
- ClickUp : Une plateforme de gestion de projet tout-en-un qui comprend des fonctionnalités de diagramme de Gantt, permettant une visualisation claire et une gestion efficace des projets.
En choisissant le bon outil, vous pouvez optimiser la planification et la gestion de vos projets, en améliorant la collaboration et en assurant le respect des délais et des ressources.
Micro-entrepreneur depuis une dizaine année et passionné du web depuis plus de 20 ans, c’est tout naturellement que je partage ici des articles sur le monde de l’entreprise et de ses nombreuses facettes.
