Le diagramme de Gantt a été inventé par Henry Gantt en 1910. C’est un outil qui permet de planifier facilement les tâches d’un projet en les représentant par des barres horizontales sur un graphique. Ce diagramme est utilisé par de nombreux chefs de projet dans tous les domaines. Cependant, ce qu’il faut savoir, c’est qu’il est adapté aux projets composés de tâches mélangées, complexes !
Quelle est l’utilité d’un diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt facilite la planification, l’organisation et le suivi de tâches. Il permet plus précisément de :
- Connaître le délai des étapes clés ;
- De poser des jalons pour la validation des étapes ;
- Maîtriser le déroulement des tâches, même lorsque d’autres activités parallèles sont conduites ;
- Gérer et affecter les ressources budgétaires, humaines et matérielles ;
- Visualiser des tâches à faire ;
- Estimer l’impact d’un retard sur la date limite et les autres tâches ;
- Suivre l’évolution du projet et le piloter en prenant en compte les délais.
Cette démarche est utile aux projets complexes qui sont composés de nombreuses tâches entremêlées. Cependant, elle est aussi utile sur des projets moins complexes.
Comment réaliser un diagramme de Gantt ?
À l’aide d’Excel ou d’un logiciel dédié, préparez vos données dans un tableau. Ensuite, suivez les étapes ci-après :
- Définir les jalons et les tâches du projet : décomposez les grandes étapes de votre projet en les décomposant en petites tâches. Il suffit de trouver la bonne échelle, ni trop précise, ni trop large.Concernant les jalons : choisissez-les selon des livrables en fin d’étape ainsi que des événements qui valident la poursuite ou non du projet. Pour rendre le travail encore plus rigoureux, organisez les jalons par ordre chronologique ;
- Estimer le temps que prendront les tâches : pour la planification, le temps prévu au niveau de chaque intervention est une donnée à ne pas négliger. Focalisez-vous sur l’unité la plus pertinente, l’heure, le jour ou la semaine, selon le projet, puis gardez la même référence pour tout le tableau ;
- Entre chaque activité, identifier les immixtions : en effet, une grande partie des tâches ne peut être menée qu’à la suite d’une autre déjà achevée. On parle des tâches séquentielles. En outre, vous avez la possibilité de traiter des tâches en parallèle. Il vous revient donc de procéder à l’identification des dépendances. Elle est qualifiée la phase d’ordonnancement.Notez qu’il y a 4 types de dépendances :
– FD, fin à début : une tâche ne peut être entamée que lorsque celle qui la précède sera clôturée.
– FF, Fin à fin : Lorsque 2 tâches sont simultanément exécutées, elles doivent se terminer en même temps.
– DF, début à fin : une tâche ne peut pas être clôturée tant que la précédente n’a pas démarré.
– DD, Début à début : une tâche ne peut commencer que lorsque la précédente aussi a démarré. - Affecter les ressources : définissez les ressources matérielles et humaines affectées à chaque tâche. Cela vous aide dans le suivi précis du don des ressources. Elle permet simplement de savoir qui s’occupe de quoi, de bien déléguer.
Découvrez les étapes de création d’un diagramme de Gantt
Généralement, un diagramme de Gantt est créé grâce à un système d’information pour la gestion de projet comme Microsoft Project, Pimavera Project Planner, ou Mindview. Cette création passe en outre par des étapes clés que vous êtes invité à découvrir.
Inspection des bases du périmètre du projet
Commencez par réunir l’équipe. Ensuite, procédez à l’inspection qui consiste en 3 choses ;
- La structure Work Breakdown Structure ;
- Le cahier des charges ;
- Le dictionnaire WBS.
Le résultat attendu est que la référence couvre la portée à 100 % du projet.
Création des activités
Grâce à la décomposition, l’équipe découpe les unités de travail. Cela doit permettre l’efficacité et la productivité du planning final. N’oubliez pas d’identifier les jalons importants ainsi que les échéances, lors du découpage du projet.
Estimation des ressources
Les ressources à estimer comprennent les matériaux, les personnes, et les équipements. Par ailleurs les méthodes d’estimation de ces ressources sont : la méthode analogique, paramétrique, ascendante, ou en trois points. Dès que vous y arrivez, chargez les ressources identifiées dans le planning selon les activités connexes.
Estimation des durées
Pour estimer la durée de cette activité, inspectez ses liaisons, les ressources requises par chaque séquence, etc… , n’oubliez pas de prendre en compte les éventuelles contraintes qui pourraient exister.
Élaboration du planning
Lorsque vous amorcez cette étape, le diagramme de Gantt est à votre portée. Vous êtes prêt à le mettre en œuvre à travers l’insertion des informations collectées. Ensuite, mettez-vous à l’examen du planning et passez aux vérifications nécessaires (traitement des risques temporels possibles). Les plans correctifs et aléas de planification ont-ils été envisagés ? Il faut vous en rassurer.
Ajoutez des zones tampon lorsque vous avez des difficultés à gérer les conflits de planification aussi bien au niveau du projet, que celui des activités en elles-mêmes. Un tampon n’est rien d’autre qu’une activité sans objectif ou ressource qui sert à augmenter le temps à votre portée et diminuer les problèmes de planification. Lorsqu’il est créé, le diagramme de Gantt devient le planning de référence du projet.
Les logiciels pour faire un diagramme de Gantt
À l’ère de la digitalisation, limitez l’utilisation des papiers, privilégiez les outils d’aujourd’hui. D’emblée, Excel est l’un des outils qui permettent de créer votre diagramme de Gantt. Ce n’est pas toujours facile de maîtriser ce logiciel, mais si vous y êtes habitué, le tour est joué.
Mais de nombreuses applications, très souvent gratuites, sont accessibles pour faire votre diagramme de Gantt. Grâce à Gantter for Google drive par exemple, vous pouvez rapidement établir votre planning.
Si vous recherchez des solutions plus évoluées et complètes, des applications qui permettent de créer un Gantt, en plus d’autres fonctionnalités, optez pour Smartsheet par exemple. Cette appli permet d’effectuer des travaux collaboratifs entre autres.
Sur votre ordinateur en local, essayez les logiciels libres comme GanttProject. Pratiques, ces logiciels sont des indispensables si vous avez comme objectif d’utiliser un diagramme Gantt. Ils permettent de faire des simulations, de définir les dépendances, de mesurer les conséquences d’un retard, etc., et tout ceci en quelques minutes.
On peut également citer Elegantt, Gantt Pro, Instagantt, SmartDraw ou encore GanttPlanner.
Micro-entrepreneur depuis une dizaine année et passionné du web depuis plus de 20 ans, c’est tout naturellement que je partage ici des articles sur le monde de l’entreprise et de ses nombreuses facettes.
