Qu’est-ce qu’une fiche de poste et que doit-elle contenir ?

Fiche de poste

La fiche de poste est au cœur de la vie d'une entreprise. Élément central des processus de recrutement, de formation interne ou de gestion du personnel, elle trouve en effet, dans le domaine des ressources humaines, de nombreuses utilisations. Alors, en quoi consiste au juste une fiche de poste ? Et surtout, comment la rédiger pour s'assurer qu'elle contienne les informations essentielles ? Voici tout ce qu'il faut savoir sur ce document.

La fiche de poste, qu'est-ce que c'est ?

La fiche de poste est un document utilisé dans le domaine des ressources humaines pour décrire de manière exhaustive le poste de travail d'un salarié. Il s'agit, en quelque sorte, de la carte d'identité des différents postes existants au sein de l'entreprise. L'ensemble des fonctions, missions et tâches assignées au salarié, quel que soit son statut ou le type de contrat, y est en effet consigné de la façon la plus précise possible. Outre le terme fiche de poste, on retrouve aussi, dans certaines sociétés, l'appellation "description d'emploi".

La fiche de poste est en général remise au salarié au moment de la signature du contrat de travail et/ou à l'occasion de son entretien annuel d'évaluation. Cela dit, elle n'est soumise à aucune obligation juridique. Les entreprises ne sont donc pas tenues de rédiger des fiches de poste pour les différentes fonctions qui participent à son activité. Elle reste, avant toute chose, un outil de communication interne particulièrement utile pour faciliter la gestion des ressources humaines, des mouvements de personnel et des carrières des salariés.

Quels sont ses objectifs ?

La fiche de poste est un document-clé dans l'organisation d'une entreprise. Généralement rédigée par le service des ressources humaines ou le management, elle répond à un triple objectif aussi bien pour le salarié que pour l'employeur, mais aussi pour le service des ressources humaines.

Pour l'employé, la fiche de poste formalise de manière détaillée les missions, compétences et objectifs requis(e)s pour le bon déroulement de son travail. S'il s'agit d'une création de poste, cela lui permet de connaître le cap à suivre pour l'accomplissement de la mission. S'il s'agit d'un poste existant, elle donne, en plus, un cadre structuré à sa mission. Cela donne un véritable sens à son travail. L'employé peut s'y référer à tout moment, pour s'assurer que les tâches qui lui sont confiées n'excèdent pas les limites fixées par la fiche de poste.

Pour l'employeur, la fiche de poste contribue à la structure organisationnelle de l'entreprise en proposant une description détaillé de chaque poste. Elle peut constituer un outil d'évaluation efficace lors des entretiens annuels. En outre, elle facilite également les processus de réorganisation et d'optimisation du travail. En fonction des besoins, l'employeur peut en effet redéfinir, à tout moment, le contenu de certaines missions.

Pour le service des ressources humaines, la fiche de poste a plusieurs utilités. Elle s'applique aussi bien dans le cadre d'un processus de recrutement (pour cibler rapidement le profil d'un candidat), que d'un plan de formation (pour identifier les besoins en formation, notamment).

De manière générale, la fiche de poste est un outil de communication idéal pour faciliter la gestion des diverses procédures liées au RH au sein de l'entreprise, comme les parcours professionnels, la politique de salaires ou encore la tenue des entretiens annuels.

Comment bien rédiger une fiche de poste ?

On l'a vu, la rédaction d'une fiche de poste pour chaque fonction n'est soumise à aucune obligation juridique. L'entreprise est donc libre de rédiger le document qui lui convient le mieux.

L'idéal est de suivre une certaine rigueur méthodologique dans la rédaction des fiches de poste de façon à mettre en place un format homogène et commun à toutes les fonctions de l'entreprise. Les employés et/ou managers peuvent être impliqués dans toutes les étapes de l'élaboration, pour s'assurer de la précision et de l'exactitude de leur contenu.

S'il n'y a pas de règles quant à son contenu précis, on ne saurait que trop conseiller de l'élaborer de la façon la plus précise qui soit. À ce titre, la fiche de poste doit donc contenir certains éléments-clés qui sont indispensables pour en faciliter la bonne compréhension :

  • L'intitulé exact du poste. Celui-ci doit être bref et concis pour identifier facilement la teneur de la mission.
  • Les fonctions et responsabilités requises pour le poste. Quoi ? Comment ? Le pourcentage de temps imparti pour chaque tâche (si pertinent), …. Il est de coutume de classer les missions par ordre d'importance, de manière à faire apparaître les responsabilités essentielles en premier lieu, et de décrire les tâches en utilisant des verbes d'action (réaliser, effectuer, assurer, élaborer, développer, coordonner, …).
  • Le positionnement du poste dans l'organisation. Il s'agit des liaisons hiérarchiques (chef de service, supérieur hiérarchique, nombre d'employés sous sa responsabilité, …).
  • La rémunération (fixe, variable, avantages nature, …).
  • Le temps de travail hebdomadaire.
  • Toute information utile et inhérente au bon déroulement de l'activité. Par exemple, le lieu de travail (si environnement particulier), la mobilité géographique (si potentiellement contraignante, avec beaucoup de déplacements professionnels), ….

Il est important, également, de conclure la fiche de poste en détaillant le profil recherché pour le poste en question.

  • Les qualités attendues pour le poste en question. Une liste de savoir-être, savoir-faire et compétences managériales pour mener à bien les diverses missions impliquées
  • Les formations et diplômes proposé(e)s et/ou demandé(e)s.
  • L'expérience professionnelle exigée.

Au-delà du fond, il est aussi recommandé de bien prendre soin de la forme, en veillant à être à la fois précis et exhaustif, mais aussi simple et concis. Les informations doivent être claires et pertinentes, sans trop en faire. Le choix des mots est donc important.