Lorsque l’on pense au management, on pense principalement à la relation entre les responsables et les employés. Une bonne relation est primordiale pour que l’entreprise fonctionne correctement. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire d’employer des méthodes de management adéquates, comme le management participatif par exemple. Cependant, il faut également penser aux relations entre employés, afin d’éviter l’apparition de problèmes au sein de l’entreprise. Pour cela, plusieurs méthodes peuvent être utilisées comme par exemple, la méthode des 5S.
Qu’est-ce que la méthode des 5S ?
La méthode des 5S est une méthode de management créée au Japon, par Toyota. L’objectif était alors d’améliorer la qualité des conditions de travail et l’organisation globale de l’entreprise afin notamment, d’optimiser le rendement.
Cette méthode est basée sur l’organisation, la propreté et le rangement et vise à faire en sorte qu’aucun employé n’ait à perdre du temps en recherchant un outil dont il a besoin ou bien, qu’il soit victime d’un accident de travail à cause d’un élément qui n’était pas rangé à sa place, par exemple.
On l’appelle la méthode des 5S car elle reprend les 5 premières lettres de 5 mots en japonais :
- Seiri : Trier
- Seiton : Ranger
- Seiso : Nettoyer
- Seiketsu : Maintenir l’ordre
- Shitsuke : Suivre
Voyons tout cela plus en détail.
Les 5S : Explication
Ces 5 mots ont été choisis car ils constituent les règles de base de la méthode. De plus, cela permet de retenir plus facilement cette méthode et ce qu’elle implique.
Seiri : Trier
La première action à entreprendre pour suivre la méthode des 5S est de trier tout ce qui se trouve dans l’environnement de travail afin de se débarrasser de ce qui est inutile. De plus, il est nécessaire de trier les éléments (outils, dossiers, etc.) qui sont utilisés régulièrement ou non, afin de pouvoir disposer ces derniers en fonction de leur utilité. Si un outil n’est utilisé que très rarement, il ne sert à rien de le laisser en évidence.
Seiton : Ranger
Le deuxième objectif de la méthode est de ranger efficacement tout l’espace de travail. Il est en effet primordial de travailler dans un environnement sain et net, dans lequel rien ne traîne. Tout doit avoir une place précise. Si un employé utilise un élément, il doit le reposer à un emplacement dédié afin que le prochain employé qui en aura besoin puisse le retrouver facilement. Cela permet, entre autre, de perdre moins de temps.
Seiso : Nettoyer
Le nettoyage de l’espace de travail fait partie intégrante du principe. En effet, le cadre de travail se doit d’être sein afin que les employés s’y sentent bien. De plus, cela évite parfois des dysfonctionnements en ce qui concerne les machines. Il est important de prendre soin des outils utilisés et cela passe par le nettoyage.
Seiketsu : Maintenir l’ordre
Une fois que l’on a trié, rangé et nettoyé l’ensemble de l’environnement de travail, il convient de faire en sorte que tout cela reste en l’état. En effet, il est indispensable de maintenir le bon ordre de l’espace de travail afin d’être le plus efficace possible. Il ne serait pas rentable d’être contraint de recommencer régulièrement un grand ménage au sein de l’entreprise.
Shitsuke : Suivre
Pour finir, le cinquième principe de la méthode des 5S consiste à faire comprendre à l’ensemble des collaborateurs qu’il faut être rigoureux. Il est nécessaire que chaque membre de l’entreprise ou de l’équipe suive les préceptes précédents afin que l’ensemble de la méthode fonctionne dans le temps.
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Dans quels contextes mettre en place la méthode des 5S ?
A l’origine, la méthode des 5S était utile dans les usines de fabrication de Toyota. Cela permettait d’améliorer les conditions de travail au sein des usines, d’optimiser les déplacements des ouvriers afin de conserver un bon rendement et donc, d’impacter de façon positive le chiffre d’affaires de l’entreprise.
On s’est rendu compte que cette méthode ne s’applique pas uniquement aux usines, mais également à de très nombreuses situations. Même dans un bureau, l’application de la méthode des 5S peut être bénéfique.
Par exemple, il est utile de trier des dossiers afin de jeter ceux dont l’équipe n’a plus besoin. Il est important ensuite de ranger les autres dossiers dans un ordre précis. Cela peut être par ordre alphabétique ou bien par ordre d’importance des clients, en terme de chiffre d’affaires. Puis, il est essentiel que chaque bureau et étagère soit nettoyé afin que l’environnement de travail soit le plus agréable possible. Enfin, il conviendra de maintenir l’ordre établi en réalisant les étapes précédentes de manière régulière et que chaque acteur de l’équipe se sente pleinement impliqué dans cette méthode.
Si vous souhaitez améliorer le rendement de votre entreprise, il est possible d’utiliser la méthode des 5S. Que vous travailliez dans un bureau, dans une usine ou un entrepôt, ou encore sur des chantiers, cette méthode peut parfaitement s’appliquer.
Elle est adaptable à la plupart des situations, si ce n’est pas toutes, et vous aidera à atteindre vos objectifs d’efficacité. Pour cela, il sera nécessaire d’expliquer clairement à l’ensemble des membres de votre entreprise, cette nouvelle manière de fonctionner. En expliquant clairement les détails de la méthode, ainsi que les raisons de son application, celle-ci sera alors mieux acceptée par l’équipe et certainement mise en application de manière plus efficace.
Micro-entrepreneur depuis une dizaine année et passionné du web depuis plus de 20 ans, c’est tout naturellement que je partage ici des articles sur le monde de l’entreprise et de ses nombreuses facettes.
