Open space – Avantages, inconvénients et conseils pratiques

Open space - avantages, inconvénients et conseils pratiques

Plus qu’un effet de mode, de plus en plus d’entreprises et de start-ups décident d’organiser ses bureaux en open space. L’aménagement de votre espace de travail est primordial. Il joue un rôle important quant au style de vie au bureau que vous souhaitez donner. Les open spaces revêtent de nombreux avantages mais peuvent également représentés des inconvénients pour les salariés. Nous allons mettre en lumière tout ces éléments à travers cet article. Nous vous donnerons aussi de précieux conseils pour que vous puissiez tirer tous les bénéfices de cet agencement.

Amelioration de la communication, gain de place… les avantages de l’open space

Le travail en open space est à la fois bénéfiques aux salariés mais est également très apprécié par les entreprises. En effet, un plateau totalement ou partiellement ouvert dans lequel les cloisons n’ont pas leur place représente pour les sociétés un avantage avant tout économique. Dans ces grands volumes, il est plus facile d’agencer les bureaux et optimiser ainsi l’espace et faire un gain de place important. Cela confère aux entreprises à la fois de l’adaptabilité mais également de la flexibilité. Elle pourra avec beaucoup de faciliter déplacer les bureaux, réorganiser l’espace et même ajouter des bureaux en cas de nouvelles embauches.

De fait, il est possible de réunir un nombre plus important de salariés au sein d’un open space que si vous aviez opté pour des bureaux fermés. Aussi, plutôt que d’envisager d’augmenter la surface de vos bureaux, le choix de l’open space peut être envisagé. Ainsi, vous évitez d’augmenter leur superficie et donc, d’augmenter vos charges en termes de loyer.

Pour la direction, l’open space lui permet d’avoir une vue d’ensemble sur ses collaborateurs et de pouvoir superviser ainsi ses effectifs. De plus, elle y trouve encore plus d’intérêt puisque ses salariés ne sont plus isolés et elle espère ainsi favoriser la communication, les échangent d’idées. L’open space a séduit de nombreuses entreprises pour sa convivialité. Tout le monde se parle et les échanges sont facilités. Cela a de nombreux bénéfices sur le bien-être des salariés au travail puisqu’ils se sentiront entourés au quotidien.

Aussi, avec cet agencement, les entreprises aspirent à briser les liens managériaux trop marqués et privilégier ainsi des rapports hiérarchiques moins stressants pour les salariés.

Malgré ces nombreux avantages pour les entreprises, les salariés insatisfaits se multiplient. Ils dénoncent l’impact négatif sur la qualité de vie au travail.

Les inconvenient et les limites des open spaces

De plus en plus de salariés sont mécontents et souffre de travailler en open space. L’argument le plus récurrent est la nuisance sonore. En effet, difficile de se concentrer lorsqu’il y a du bruit autour de vous, d’entendre votre interlocuteur au téléphone quand vos collègues discutent à proximité de vous. Les open spaces semblent donc être un frein à l’efficacité des salariés qui ne parviennent pas à effectuer leur travail dans un environnement totalement ouvert.

A cela s’ajoute le manque d’intimité et de confidentialité dans les échanges. On dit souvent que les murs ont des oreilles donc on devine que sans cloison, les informations se diffusent encore plus facilement. Les salariés n’ont pas forcément envie que leurs collègues entendent leurs appels qu’ils soient privés ou professionnels.

Dans le même esprit, le fait d’être tous réunis sur le même plateau, les salariés ont le sentiment parfois de se sentir surveiller que ce soit par leurs collaborateurs mais également par leurs supérieurs hiérarchiques qui ne se gênent pas pour jeter un œil sur le contenu de leur écran d’ordinateurs. Nous nous sentons étouffés et cela est parfois générateur de stress. Cette situation peut parfois créer de l’animosité au sein de l’équipe. Cela vient à l’encontre de l’intérêt principal de l’open space : la cohésion et l’esprit d’équipe.

L’un des autres inconvénients de l’open space est le côté impersonnel des bureaux. Tous les bureaux se ressemblent et il est difficile de s’y sentir bien car les possibilités de personnalisation restent limitées. Quand on sait qu’on passe en moyenne 12% de notre vie au travail, il semble important de s’y sentir bien. Cela passe aussi par la création d’un espace qui nous ressemble.

En dressant la liste des avantages et surtout des inconvénients de travailler en open space, nous pouvons nous demander s’il faut renoncer à ce type d’agencement… Il existe des solutions pour mieux appréhender le travail sur un plateau ouvert mais également des alternatives.

Conseil et recommandations pour mieux travailler en open space

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Comme nous vous l’avons indiqué, travailler en open space n’a pas que des inconvénients et surtout, nous n’avons parfois pas le choix que de nous plier aux décisions de notre direction. Aussi, nous avons choisi de vous présenter ci-dessous quelques conseils pour vivre et surtout réussir à travailler en open space.

Utiliser un casque ou des boules quies

Le bruit environnant nuit à notre capacité de concentration. Pour vous isoler de ces nuisances sonores, optez pour un casque. Avec ou sans musique, cela atténuera le bruit quoi qu'il arrive. Vous pouvez aussi utiliser des boule quies lorsque vous en avez besoin.

Adapter ses horaires de bureaux ou demander ponctuellement du travail à domicile

Quand cela est possible, envisagez de décaler vos horaires de bureau peut être une solution.

Tôt le matin, il y a en règle générale moins de monde au bureau. Nous sommes également moins dérangés par le téléphone. Ce temps pourrait vous permettre d’avancer au calme sur votre travail si votre employeur vous refusait le télétravail.

Eviter de parler trop fort ou s’isoler au besoin

En open space, on n’apprécie pas d’être dérangé mais il est important également de penser à ne pas importuner vos collègues non plus en parlant trop fort. Nous avons souvent tendance à parler plus fort lorsque nous sommes au téléphone.

Tâchez d’être le plus discret possible et de fait, vos collègues constateront vos efforts et sûrement en feront-ils de même à leur tour. N’oubliez pas non plus de mettre votre téléphone en silencieux ou en vibreur par respect pour les autres 😉

Penser à faire des pauses et vous aérer l’esprit

Afin d’éviter ce sentiment d’étouffement et de vous sentir oppresser, il est important de savoir s’arrêter quelques minutes et de lever la tête de vos écrans quelques minutes.

Dégourdissez-vous les jambes, sortez prendre l’air cela ne pourra que vous être bénéfique et participera à votre efficacité au travail.

Décorer autant que possible votre bureau

Comme nous vous le disions, il est parfois difficile de personnaliser comme bon nous semble notre bureau. Mais cela n’est pas non plus impossible.

Vous pouvez très bien disposer une petite plante verte sur le coin de votre bureau. Vous pouvez aussi imprimer quelques photos de votre dernier voyage ou de vos enfants ou encore apporter votre tasse fétiche au bureau. Tout autant de petit détail qui rendront votre espace de travail un peu plus chaleureux.

Participer à la bonne ambiance de l’open space

Profitez de cet espace pour favoriser la convivialité entre collègues. Apportez des viennoiseries de temps en temps ou encore un gâteau fait maison. C’est tout autant de petites choses qui contentera toute l’équipe. Cela est toujours plaisant de venir travailler dans la bonne humeur et les gourmandises font souvent des miracles même sur les plus ronchons.

Ces conseils aussi simples qu’ils soient sont essentiels et il convient de les appliquer autant que peut se faire. Les entreprises et les directions, à leur niveau peuvent également mettre en place des dispositifs et des moyens afin que le travail de leurs salariés puisse être effectués dans de bonnes conditions.

Lorsque les bureaux sont configurés en open space il est important de prévoir des espaces de repos, de détente et évidemment des salles de réunions qui restent essentielles et indispensables. Si cela est possible, l’entreprise peut également prévoir des petites salles dans lesquelles les collaborateurs pourront s’isoler pour passer des coups de fil (aussi appelées "phonebox")

De plus en plus populaire, les "Flex office" ou "desk sharing" se popularisent au sein de grandes entreprises. Dans de grands espaces toujours ouverts, les salariés n’ont plus de bureaux dédiés. Ils arrivent chaque jour et choisissent l’endroit où travailler en fonction de leur besoin. Un fauteuil au calme pour lire un rapport, un endroit isolé pour passer des appels, un espace collaboratif pour travailler en petit comité… le maître mot est donc la "flexibilité".

Mettre en place un flex office demande quelques équipements et des moyens informatiques au point : réseau wi-fi avec une très bonne portée, l’existence de stockages de fichier en ligne (Drive, Cloud…) et des outils de communication interne bien rodés pour pouvoir localiser au besoin vos collaborateurs.

Le monde du travail et son environnement évolue au fil des années. Vivre avec son temps et apporter de la modernité au sein de son entreprise, faire des économies d’échelle et s’adapter à l’évolution de ses activités et de son personnel… Tout autant de raison de penser et de croire que de nouveaux agencements de nos bureaux continueront d’évoluer dans le temps.