Comment faire un tableau de management visuel ?

Tableau de management visuel

Le tableau de management visuel est un outil pratique pour la gestion de projet. C'est un moyen simple et efficace pour le manager de communiquer aux équipes l’état des principaux indicateurs de performances.

Qu’est-ce qu’un tableau de management visuel ?

L’objectif d'un tableau de management visuel est de permettre un affichage ergonomique, pertinent et facilement appréhendable pour votre équipe.

Ces tableaux d’affichages sont souvent des tableaux de bords avec des indicateurs mis à jour en temps réel ou manuellement et à l'aide de codes couleurs. Cela permet aux équipes en un clin d' œil de savoir où en est l'avancement du projet, et quelle action corrective doit être mise en place si nécessaire.

Le type d’indicateurs de production peut varier en fonction de la constitution de l’équipe et du type d' activité.

La psychologie derrière cette représentation visuelle est que les données rapportées retiennent l’attention. Les indicateurs clés dépendent ainsi du fonctionnement de l'entreprise, du produit, de son mode de livraison et des problématiques propres à ce business.

Quel problème essayons-nous de résoudre avec le tableau ?

Avant de vous précipiter dans l'achat de matériel pour réaliser un tableau visuel grandeur nature, Il vous faudra réfléchir avec vos collaborateurs aux problématiques que vous tentez de résoudre grâce à ce tableau de bord.

Il vous faudra sélectionner un modèle de traitement adapté à votre équipe, à votre secteur d’activité et à votre culture d’entreprise.

Il existe de nombreux tableaux plus ou moins complexes sur internet, veillez à n'en choisir un qui ne soit pas trop complexe et qui puissent être mis à jour rapidement. L'un des plus populaires est la méthode Kanban, à voir s' il correspond à vos besoins.

Il doit pouvoir être lisible en un coup d'œil et facilement modifiable, afin d'éviter d'anéantir les avantages propre à ce système de management visuel.

A quoi sert le tableau d’affichage ?

Si vos souhaitez adopter ce type de management, il faut prendre en considération trois points importants :

  1. Quels objectifs pour une journée de travail avec votre équipe ? Comment les fixer et les mesurer ?
  2. Comment faire pour atteindre les objectifs de ce jour ? Quel plan d' action ?
  3. Quels sont les problèmes que ce tableau permet de résoudre ?

Il vous faudra déployer un système opérationnel et partager les prises de décisions avec votre équipe, mais également avoir un contrôle et une visibilité sur l'avancement du projet.

En répondant à cette question, vous aurez clairement en tête le but de cet exercice et vous pourrez observer l'évolution dans la résolution de ce problème.

Tableau Kanban pour une gestion de projet

Comment mesurer la résolution du problème ?

Si votre processus de résolution est long et complexe, il est préconisé d'afficher les avancements et progrès effectués quotidiennement afin de rester motiver et focus.

Pour l'achat du matériel de réalisation de ce tableau, vous devez prendre le temps d'analyser les réels besoins de votre business. Il n'est peut-être pas nécessaire d'acheter un grand tableau blanc avec des aimants préfrabriqués. Une représentation plus simple peut largement suffire à la réussite du processus. C'est à vous d'évaluer le ratio entre ce que vous allez dépenser et ce que cela vous apportera.

Dans le cas où il y aurait des dysfonctionnements, il se pose la question de la façon dont ce tableau les mettra en lumière. Sur ce point, il vous faudra anticiper la façon de mettre à jour et de modifier le tableau afin de rendre visible ce qui ne va pas. Ces points sont à penser dans l'élaboration de votre tableau.

Un autre point important à planifier et à élaborer est la communication des informations autour de ce tableau, tout particulièrement autour d'un temps d'animation lors des réunions.

Les tableaux de management visuel sont parfaitement adaptés pour que chaque membre de l'équipe puisse y avoir accès tout au long de la journée, et que vous puissiez quantifier l'évolution du projet. Mais ils ne sont pas adaptés pour une présentation à un comité de direction.

Comment mettre en place votre tableau de management visuel ?

Vous trouverez ci-dessous les quatre étapes clés à suivre pour développer cet outil de management :

  1. Planifier –  Vous devez impliquer dans l'élaboration de votre tableau chaque membre de l'équipe qui l'utilisera, afin qu'ils soient engagés dans le processus et qu'ils comprennent bien les enjeux de ce processus.
  2. Faire - Commencez avec une version simple, puis faites-la évoluer au gré de vos besoins semaine après semaine. Cela vous permettra d'apprivoiser cet outil tout en l’utilisant.

La mise en place d’un tableau de management visuel n'est pas un mode d'évaluation, mais bien un système de soutien et d'accompagnement pour vos associés. Ne vous formalisez pas pour l'achat d'un tableau coûteux qui ne sera probablement pas nécessaire.

  1. Mettre à jour - Lorsque vous avez déjà eu l'occasion de tester le tableau, et qu'il commence à prendre une forme définitive, assurez-vous de toujours bien le mettre à jour et que vos équipes soient impliquées dans son évolution. Attention à bien le revoir en fonction des gros changements de perspectives ou d'objectifs. Soyez le plus précis possible dans l'apport des informations, notifiez quand et comment vous contrôlez votre tableau au reste de votre équipe, cela leur permettra de faire leur reporting en temps utile.
  2. Ajuster – Ajuster constamment les éléments du tableau tout au long de l'évolution du processus, des objectifs et de votre équipe.

Afin d'optimiser la mise en place de cet outil d'accompagnement de votre projet et pour une bonne cohésion d' équipe,  discutez-en au préalable avec eux pour identifier clairement son apport et les points qu'il viendra résoudre. Identifiez la routine à mettre en place et appliquez-la. Il ne vous reste plus qu'à accompagner vos équipes à atteindre vos objectifs !

Les points noirs de ce procédé

Ces tableaux sont difficiles à utiliser pour évaluer la capacité de production de votre équipe et sa cadence de travail.

Il ne faut également pas qu'ils deviennent un outil qui ajoute du travail et de la charge mentale à vos collaborateurs, il faudra être très prudent sur ces points pour que ça ne ralentisse pas le processus d'avancement.

D'autre part, ils ne sont pas pensés pour mettre en compétition les membres d'une équipe les uns entre les autres ou avec une autre équipe.