Workshop – Comment animer un atelier collaboratif efficacement ?

Animer un atelier collaboratif

De plus en plus d'entreprises ont recours au workshop, ou en français, atelier collaboratif. Mais en quoi cela consiste-t-il exactement ? Comment animer un workshop et quels objectifs se fixer ? La Tribu des Experts vous en dit plus dans cet article.

Définition de Workshop

Comme évoqué précédemment, un workshop n'est autre qu'un atelier collaboratif. Ici, à la différence des groupes de travail et des réunions de groupe traditionnels, l'atelier se veut vivant et tout le monde doit participer.

Avant chaque Workshop, l'organisateur définit le thème ainsi que l'objectif. Le seul mot d'ordre, quel que soit l'objectif, est que l'atelier soit vivant et collaboratif, que tout le monde puisse s'exprimer.

Comment réussir son atelier collaboratif ?

Pour réussir un atelier collaboratif d'entreprise, il y a plusieurs clés.

1. Bien définir son objectif

Un workshop réussi est avant tout un workshop avec un objectif bien défini.

En définissant correctement celui-ci à l'avance, cela permet à l'organisateur et l'animateur (souvent la même personne) de bien préparer l'atelier, le discours à adopter, les activités à proposer, etc...

Cela permet aussi aux participants d'avoir une idée précise de ce à quoi ils sont conviés.

2. Préparer le contenu de son atelier collaboratif

L'objectif est défini. Maintenant comment atteindre celui-ci ? Comment parvenir à faire participer l'ensemble de vos collaborateurs ?

Pour cela, vous devez définir à l'avance les activités de votre workshop. Celles-ci doivent permettre à chacun de s'impliquer et collaborer avec le reste de l'équipe.

Il est possible de s'appuyer sur des outils interactifs comme Klaxoon qui permet à tous d'interagir lors du workshop depuis son smartphone ou sa tablette. Tableau de bord de projets, sondage ou encore quiz sont simplifiés par un tel outil.

3. Définir un temps adapté

Comme pour une réunion traditionnelle, il est important de définir une durée pour l'atelier collaboratif. Celui-ci doit durer assez longtemps pour laisser le temps aux participants de travailler efficacement, sans être trop long pour ne pas perdre de son intérêt.

De même, mieux vaut faire plusieurs workshops qu'un gros regroupant plusieurs objectifs.

Pourquoi organiser un atelier collaboratif ?

Lorsque vous devez animer un atelier collaboratif, il faut au préalable définir les objectifs visés par votre atelier collaboratif. En fonction de vos attentes, il existe différents types d'ateliers collaboratifs pour répondre à vos objectifs. Nous allons les voir dans cet article.

Briser la glace

Cette introduction entre les différents participants d'un atelier collaboratif est indispensable pour qu'ils apprennent à mieux se connaître et soit à l'aise les uns avec les autres.

Lancée par l'organisateur d' atelier, cette méthode permet de mettre en place les bases d'un atelier efficace. Cette animation collaborative permet de créer du lien avant même que les échanges commencent. Cette méthode permet de préparer chaque participant à ce qui l'attend dans cet atelier, et ainsi le mettre dans de bonnes dispositions pour travailler.

Appelée aussi icebreaker, il existe un ensemble d’activités brise-glace comme par exemple Matrice Dixit, l'arbre à personnages, etc. Vous trouverez aisément des idées en cherchant sur internet.

Récolter un maximum d’idées

Le travail en groupe est un moment qui est générateur de créativité, d’idées innovantes, et implique et motive les membres de l'atelier. Les ateliers de collaboration créative permettent de mettre les connaissances individuelles de chacun au service d'un projet et d'un objectif professionnel. C'est ce que l'on appelle mobiliser l'intelligence collective.

Grâce à cet atelier de réflexion construit autour d'activités comme le brainstorming, les jeux d'innovation, et de nombreuses autres activités dans la même dynamique, de nouvelles idées sont mises au service du collectif avec joie et bonne humeur.

Toute la force de ces ateliers collaboratifs réside dans l'apport de solutions pratiques grâce aux processus de créativité.

Résoudre des problèmes

Lorsque vous rencontrez des problèmes au sein de votre entreprise ou de votre équipe, les ateliers collaboratifs vont permettre une contribution positive de tous les membres en vue de résorber les dissensions. Pour cette typologie d'ateliers, il existe une diversité d'ateliers spécialisés pour identifier l'origine du problème : les 5 W, QQOQCP, etc.

Cette méthodologie de réflexion permet de mettre en place un plan d'action qui va fluidifier les relations entre les membres de l'équipe en cas de conflits internes, ou de faire émerger un maximum d' idées pour résoudre le problème s' il s'agit d'un problème lié à l'entreprise.

Partager une même vision

Souder une équipe autour d'une vision commune et créer du lien entre les différents membres de cette équipe est le meilleur moyen de construire une équipe gagnante. Cela apportera de la bonne humeur et de la motivation au sein de votre entreprise grâce à des jeux d'animation.

Vous pouvez notamment faire de l'animation d' ateliers avec des jeux de cohésion d’équipe, cela renforcera l'esprit d'équipe tout en les impliquant les uns envers les autres.

Le but de chacun de ces exercices est d'identifier l’objectif clairement et donner à chaque membre l'opportunité de l'atteindre grâce au travail d'équipe. A titre d'exemple, le type d'exercices de ces ateliers possibles sont retour vers le futur, blason, vision box, etc.

Workshop - Atelier collaboratif

Types d'animations possibles pour un atelier collaboratif

Pour que ces formats d'ateliers soient dynamiques et engageants, il vous faudra faire preuve de méthodes d'animation qui réussissent à convenir à tous les supports (à distance par exemple) et qui incluent tous les participants aux ateliers. Nous vous avons sélectionné les meilleures idées, à la fois originales et adaptées à ce format de réunion.

Gallery Walk

Si vous réalisez votre atelier en présentiel, il vous faudra en amont aménager la pièce en conséquence, et si vous êtes à distance, pensez à préparer un document avec les différents supports pour une promenade interactive.

Cette activité repose sur le partage d'avis personnels et de connaissance sur des thèmes spécifiques (sans être non plus extrêmement précis pour laisser une marge de réflexion et de créativité à l'esprit). Vous pouvez utiliser des images ou des phrases courtes pour représenter la thématique, vous devez penser votre parcours à l'image des d'une visite de galerie d'art, un stand l'un après l'autre.  C'est à vous de penser stratégiquement le parcours pour enrichir les échanges autour de la thématique principale ou de la problématique.

Lors de l'animation de l'activité, les participants vont alors passer d’un stand à l’autre pour échanger sur le thème spécifique représenté.

Word Café

Cette dénomination désigne un processus créatif dont le but premier est de faciliter le dialogue constructif et ainsi le partage de connaissances. Le but second est le partage d’idées pour créer durablement un réseau d’échanges et d’actions.

L'idée principale de cette activité est de reproduire l’ambiance d’un café, où les personnes débattent d’un sujet en petits groupes autour de tables dans une ambiance conviviale et détendue.

Pour une plus grande efficacité, pensez à demander aux participants de changer de table régulièrement afin que tous les échanges soient enrichis au maximum. Il est tout à fait possible de reproduire cette activité en visioconférence avec plusieurs rooms d'échange et un minuteur pour demander aux membres de changer de room. Il faudra cependant prévoir qu'un hôte reste à la table ou dans la room pour résumer la conversation développée jusqu'alors aux nouveaux arrivés.

Au terme de l'activité, les principales idées sont alors résumées avec l'ensemble des participants afin de rendre compte de l'aboutissement de l'expérience. Les possibilités d'avancement de certaines idées sont alors soumises à discussion et noter à développer lors de réunion ultérieure.

Jeux d’innovation

Le principe du jeu est aujourd’hui pleinement exploité dans les ateliers collaboratifs. Cette dynamique permet à chaque groupe d’atteindre efficacement et dans la bonne humeur l'objectif de la réunion. Il existe de nombreux jeux conçus pour l'innovation et le brainstorming, adaptés au contexte et aux singularités de tout type d'équipe et d'entreprise.

En résumé, pour animer efficacement un atelier collaboratif, il vous faudra au préalable identifier l'objectif du workshop avant même de définir l'activité qui sera choisie pour l'animer. Une fois l'objectif identifié, vous aurez alors à disposition une multitude d'activités possibles à mettre en place allant du simple café virtuel à des formes complexes de jeu d'équipe. Cette pratique soudera votre équipe autour d'un objectif commun et sera particulièrement productive sur le long terme.