Comment automatiser un business ?

Automatisation du business

Il va sans dire que le temps est une composante primordiale en entreprise. Ne dit-on pas que le temps est de l'argent ? Plusieurs possibilités se présentent à une entreprise pour l'optimiser, parmi lesquelles l'automatisation.

Qu'est-ce que l'automatisation ?

L'automatisation revient à rationaliser la charge de travail des employés d'une entreprise afin de transférer les tâches secondaires à un automate. En réalité, il ne s'agit pas de substituer les équipes par des machines mais plutôt de leur permettre de se concentrer sur un travail qui exige une certaine valeur ajoutée.

A cet égard, les business en ligne se prêtent particulièrement bien à l'automatisation, qui permet d'améliorer leur productivité.

Pour quelle raison automatiser son entreprise ?

L'idée principale derrière l'automatisation de l'entreprise est de reconnaître les tâches répétitives que pourraient réussir les machines, afin que ces dernières fassent gagner du temps aux équipes. Ce faisant, une entreprise ne repose plus sur une personne mais continue à fonctionner sous la houlette de n'importe quelle personne ayant les compétences requises. Parfois même, certaines tâches sont carrément infaisables manuellement.

D'autre part, le quotidien d'entrepreneur n'étant pas simple, divers outils existent pour l'accompagner dans l'optimisation de son temps précieux. Ainsi, l'entrepreneur et son équipe seront à même de se libérer pour des activités à haute valeur ajoutée telles que :

  • L'acquisition de nouveaux clients
  • Optimiser l'expérience utilisateur
  • Améliorer la qualité du contenu du site internet
  • Réussir les échanges avec les différents prestataires de service

Quelles activités peuvent être automatisées ?

Actuellement, dans la gestion d'entreprise, une bonne partie des tâches peut être automatisée, des publications sur les réseaux sociaux, à la gestion des procédures d'achat, en passant par la programmation de rendez-vous.

Ces outils d'automatisation peuvent même intervenir dans la relation client, en répondant par exemple à leurs questions sur internet à l'aide de réponses préconçues, bien entendu lorsque cela est possible.

Généralement, les sociétés possèdent d'ores et déjà de multiples outils automatisant leurs tâches quotidiennes, mais il serait souvent judicieux de remplacer cette ribambelle d'outils par un système regroupant et simplifiant le tout. L’automatisation est aujourd’hui la spécialité du growth marketer, qui au-delà de son travail de croissance, est qualifié pour répondre à ce besoin d’automatisation des entreprises.

L'automatisation commence véritablement par une introspection de son business, en la détaillant dans son fonctionnement, afin de jauger au mieux ce qui peut être automatisé de ce qui ne peut pas l'être.

Comment s'y prendre alors?

Optimiser le fonctionnement de l'entreprise, le rendre plus fluide

Pour ce faire, il faut d'abord analyser les vrais besoins de celle-ci. En effet, une entreprise accumule à longueur de temps des tâches qui ne sont pas nécessaires et souvent chronophages. Même parmi les tâches nécessaires et utiles, plusieurs sont redondantes et peuvent être regroupées.

Une fois ces tâches identifiées, il va falloir mettre en place un système qui permet de les réaliser en économisant le temps.

Ensuite, il faudrait également faire le tri dans les différentes tâches. Un exemple de tri possible est de scinder les tâches en plusieurs lots, par exemple :

  • celles qui peuvent être faites par un automate,
  • celles qui sont récurrentes mais doivent être faites par un employé,
  • puis celles qui exigent une expertise et nécessitent donc qu'un profil de l'entreprise en particulier les traite.

Cette optimisation préalable du fonctionnement de l'entreprise est plus que nécessaire, un automate ne saurait dépasser un goulot d'étranglement. La fluidification préalable permet également d'atteindre l'efficience optimale d'un automate.

Rendre automatique les tâches récurrentes

Pour cela, on peut commencer par regrouper les tâches qui se répètent, puis s'aider des logiciels d'entreprise ou des codes adaptés aux besoins de l'entreprise.

A titre d'exemple, une entreprise a souvent l'occasion d'envoyer des mails de remerciements à ses collaborateurs. L'entreprise pourrait alors rédiger un texte de remerciements standard bien soigné et l'utiliser à l'aide de quelques clics à chaque fois que le besoin se présente. Aussi, établir des mécanismes qui permettent de renvoyer des réponses spontanées aux interlocuteurs est important, que ça soit par téléphone ou par messagerie.

Dans certains cas, il est même possible de programmer l'automatisation des tâches répétitives. Ce faisant, même le clic n'est plus nécessaire, tout se fait de façon programmée.

Déléguer les tâches

Pour ce faire, il faudrait sélectionner les personnes en fonction des compétences, identifier les points forts de chacun afin d'attribuer le travail qu'il faut à la bonne personne.

Souvent, il y a des tâches pour lesquelles nous trouvons des personnes plus compétentes que soi, en particulier tout ce qui se rapporte à la technique (comptabilité, support prospect, support client, correction de textes...). A ce moment-là nous déléguons un travail à la personne idoine, aguerrie sur ce point en particulier.

Évaluer les résultats en vue de les améliorer

Il est nécessaire de vérifier que les gains attendus de l’automatisation sont bien là. Autrement, le gain de temps escompté ne sera plus au rendez-vous.

Un point essentiel consiste également à améliorer constamment les procédures, les automates ultérieurs pourront profiter des retours d'expérience, le retour sur expérience est bien entendu toujours profitable pour l'entreprise.

Quelles sont les limites à l'automatisation de l'entreprise ?

Tout d'abord se pose la question de l'emploi. L'automatisation des tâches porte préjudice à ce dernier. En outre, les solutions automatiques de gestion ne sont pas adaptées à des processus peu efficients ou à des actions difficiles, il faut que ces processus se prêtent à une simplification. Par exemple, l'automatisation des processus ne permet pas par ailleurs d'éliminer les goulots d'étranglement, l'intervention humaine reste primordiale.

D'autre part, la relation client peut être optimisée par les parcours d'automatisation mais le rôle de l'entrepreneur et de son équipe demeure l'épine dorsale de l'organisation.

En outre, parmi toutes les tâches qu'une entreprise effectue, certaines sont récurrentes mais il n'existe pas d'outil informatique à proprement parler pour l'automatiser. Nous pouvons citer à titre d'exemple, le service après-vente ou encore les formations et les programmes. Ces tâches peuvent alors être déléguées.