Conseils et astuces pour gagner en productivité au travail

Gagner en productivité

Avez-vous l’impression d’être peu productif dans votre travail ? Le moindre bruit (son de notification, des collègues qui discutent…) nuit à votre concentration ? Vous passez beaucoup de temps à effectuer une tâche qui ne prend normalement que quelques minutes ? Pour vous faciliter la vie, nous avons concocté des astuces qui vous permettront de gagner en productivité dans le cadre de votre travail.

Bien organiser l’espace de travail pour plus de productivité

Dans la majorité des cas, c’est un espace de travail en désordre qui nuit à la concentration. Ainsi, pour être plus efficace dans vos tâches professionnelles, pensez à bien ranger votre bureau (aussi valable pour votre bureau Windows !), de façon à ce que vous soyez bien à votre aise, qu’aucun désordre ne vous interpelle.

Si vous êtes chef d’entreprise ou manager d’équipe, vous devez savoir que certains travailleurs sont plus efficaces en travaillant dans le calme. Eh oui ! Tout le monde n’est pas forcément capable de travailler en open space. Prenez donc le temps d’étudier le cas de chaque membre de votre équipe et de créer de petits bureaux pour ceux qui sont plus concentrés dans un silence total. C’est essentiel pour augmenter la productivité de votre entreprise.

Définir des objectifs quotidiens ou hebdomadaires

Il est évident que si l’on ne vise rien, on n’atteindra rien. Il est donc très important d’établir des objectifs précis, à atteindre chaque fin de journée, chaque fin de semaine ou chaque fin de mois. Pour mieux atteindre vos objectifs et augmenter votre productivité, vous devez établir un planning clair que vous devez respecter. Priorisez les tâches urgentes et importantes pour éviter de passer à côté des deadlines.

Toutefois, même si vous êtes déterminé à atteindre vos objectifs, évitez de travailler en continu pendant plusieurs heures. Effectivement, pour être efficace, le cerveau a besoin de se reposer, de s’aérer. Pensez donc à prendre de petites pauses de 5 minutes au moins toutes les heures ou une pause longue de 20 minutes toutes les 2 heures 30 minutes. Après une pause, votre cerveau sera plus réceptif, ce qui vous rendra plus productif.

Par ailleurs, n’oubliez pas de vous hydrater, notamment de boire de l’eau au cours de la journée, surtout si vous travaillez devant un écran. D’ailleurs, une étude a démontré qu’un manque d’eau peut considérablement nuire à la concentration. L’idéal serait donc de boire au moins 1,5 litre d’eau quotidiennement.

Adopter des outils de productivité

Meilleures applications de productivité

Les logiciels de productivité sont une solution efficace pour gagner du temps dans l’exécution des différentes tâches au sein d’une entreprise. Afin de vous aider à mieux faire votre choix, nous avons établi ceux qui sont selon nous les 5 meilleurs outils de productivité en 2021.

Google Workspace

Comme vous l’aurez deviné, il s’agit d’un outil de productivité développé par le géant californien Google. Anciennement connu sous le nom de Google Suite, il regroupe tous les applications et logiciels du géant du web, notamment Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Chat, Google Docs… C’est donc un outil tout-en-un qui facilitera à coup sûr votre quotidien professionnel. En un seul clic, vous pouvez accéder à vos mails, vos chats, vos documents, etc. et rejoindre vos conférences en ligne.

L’avantage de Google Workspace réside dans sa grande facilité de prise en main ainsi que dans la régularité de ses mises à jour. De plus, les suites d’applications sont entièrement hébergées dans le cloud, ce qui les rend accessibles depuis tout dispositif connecté à Internet.

Microsoft 365

Reprenant le principe de Google Workspace, Microsoft 365 est un logiciel de productivité regroupant tous les logiciels développés par le géant Microsoft. Pour son outil, l’éditeur a choisi le nombre "365" pour dire que celui-ci vous sera d’une grande utilité tout au long de l’année. Dans Microsoft 365, vous retrouverez OneDrive (votre espace de stockage en ligne), Yammer (votre réseau social professionnel), Outlook (votre messagerie), Teams (pour vos conférences d’équipe), sans oublier les logiciels Microsoft les plus connus tels que PowerPoint, Excel et Word.

En plus de sa grande facilité de manipulation, le service forme un écosystème de solution bien organisé pour les professionnels. De plus, les contenus de l’outil peuvent être synchronisés sur différents appareils, notamment sur votre ordinateur, sur votre portable, mais aussi sur votre tablette.

Zapier

C’est un outil de productivité qui vous permet d’automatiser vos tâches, mais également de connecter toutes vos applications. Très puissant, Zapier est capable de programmer et d’automatiser une chaîne de tâches pour vous faciliter la vie dans votre quotidien professionnel. Pour cela, il prend les services que vous utilisez et les connecte. Il s’agit donc de l’outil de productivité par excellence pour les travailleurs effectuant des tâches répétitives.

L’outil sans code Zapier présente une interface agréable et est très facile à utiliser. Il vous permettra, à vous et à vos collaborateurs, de créer des flux de travail en toute simplicité. Le seul hic, c’est que le site web est disponible uniquement en anglais.

Slack

Slack est un outil de messagerie bien plus pratique que les e-mails et les chats. C’est d’ailleurs la messagerie d’équipe favorite de la plupart des nouvelles entreprises. Sa particularité réside dans le fait qu’il vous permet de converser avec vos collaborateurs d’une manière plus fluide. De plus, vous pouvez organiser vos discussions dans des canaux personnalisables.

Slack vous permet ainsi de réduire votre nombre d’échange quotidien pour mieux vous concentrer sur vos tâches.

Talkspirit

Il s’agit d’un outil de productivité tout-en-un qui permettra à chaque travailleur de mieux gérer ses projets. Développé en France, cet espace de travail en ligne couvre quasiment tous les besoins collaboratifs d’une équipe. Il regroupe de nombreuses applications en un seul logiciel afin d’augmenter la productivité des utilisateurs.

Effectivement, avec Talkspirit, vous pouvez facilement diffuser un message important ou un document coéditable à tous les membres de votre équipe. Vous pouvez aussi envoyer des messages individuels en un seul clic. De plus, cet outil collaboratif intègre un outil de visioconférence vous permettant d’organiser vos réunions et formations.

Adopté par plus de 500 PME et ETI, Talkspirit compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs répartis dans différents pays. Il dispose d’un service client réactif 24 h/7 j qui répondra à toutes vos questions, ce qui fait toute sa particularité.

Bien entendu, il existe d’autres outils pratiques qui ne sont pas mentionnés dans cet article. Mentions spéciales donc pour Notion, Trello et Evernote. Qu’utilisez-vous au quotidien pour optimiser votre productivité professionnelle ?