Les entreprises industrielles sont à l’abri de certains soucis engendrés par la surproduction liée aux flux tendus et à la gestion des stocks. Des centaines d’ingénieurs ont à cet effet contribué à l’éclosion de certaines techniques de production. Les processus de production ont subi des améliorations considérables, réduisant les coûts et le temps de travail. Parmi ces méthodes, on ne manquera pas de citer la méthode Kanban. C’est l’œuvre de l’illustre ingénieur Taiichi Ôno.
Après avoir observé les mécanismes de production, il décide d’y apporter sa contribution. C’est une approche réaliste, surtout pour les industries comme l’industrie automobile. Les industries pourront éviter la surproduction, réduire les coûts de production, les délais de production et améliorer la qualité des produits.
La méthode Kanban vise l’amélioration continue des processus de production
La méthode Kanban est une méthode de gestion qui est centrée sur l’amélioration continue des processus de production. C’est une méthode qui a été conceptualisée par un ingénieur japonais Taiichi Ôno dans les années 1950.
Travaillant pour le compte de la société Toyota, son but était d’optimiser la production des véhicules. Cette technique a pour fondement « les flux tirés » prenant en compte la demande des consommateurs, non pas les flux poussés.
La méthode Kanban vise à s’adapter aux besoins des clients et à la réduction des délais qui induisent les coûts. Son but est de réduire au maximum les risques de surproduction et surtout le gaspillage.
Comme le Scrum, la méthode Kanban a été qualifiée de méthode agile. Un aspect de cette méthode est de visualiser les flux de travail à travers le board Kanban. C’est un tableau qui donne la possibilité de donner une priorité et de suivre l’état d’avancement des tâches à effectuer.
La méthode Kanban préconise un système de production qui repose sur la demande et non sur l’offre. Avec la méthode Kanban, une séquence de production ne sera lancée que s’il y a une commande clients. Dans cette méthode de production, contrairement aux autres, c’est la demande qui suit l’offre.
Elle permettra de :
- Éviter la surproduction et les invendus ;
- Limiter les coûts de stockage ;
- Améliorer les processus au fur et à mesure ;
- Corriger les défauts de production et permettre la résolution des soucis liés à la chaîne de production.
Comment fonctionne la méthode Kanban?
La méthode Kanban repose sur les étiquettes. Elle a pour objectif l’optimisation de la production ainsi qu’une parfaite collaboration entre les équipes. Une fois qu’une commande est passée, elle donne naissance à une étiquette. Elle marque une tâche à effectuer.
C’est le principe des flux tirés qui ne se mettent en marche qu’une fois que le client a passé la commande. Il répond à une demande initiale du client. Ces tâches seront à cet effet réparties dans un tableau fonction de leur état. La production du poste de travail sera limitée aux besoins exacts.
La méthode Kanban apparaît comme un système d’information permettant de remonter les informations utiles au poste de travail. Elle permet de contrôler, de visualiser les flux de travail, d’obtenir toutes les informations nécessaires pour l’amélioration des processus.
Ces informations passeront d’une colonne à une autre au fur et à mesure que le processus avance. Chaque membre de l’équipe, dans l’exécution de ses tâches, a une parfaite connaissance de la tâche qu’il a à effectuer.
Chacun des membres de l’équipe a une parfaite connaissance du niveau d’avancement des tâches de ses collaborateurs.
On constate que cette technique repose sur une parfaite communication. Cette technique, établie à partir des pense-bêtes, favorise la visualisation de toute la chaîne de production.
Elle permet d’évaluer le niveau d’avancement des tâches. Il est possible d’identifier les goulots d’étranglement et de gérer aisément les urgences.
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Principe de la méthode Kanban
Commencez par effectuer ce que vous maîtrisez le mieux avec ce que vous avez : la méthode Kanban ne crée pas mais se contente d’utiliser les processus qui sont déjà en place. Elle préconise une amélioration de ces processus mis en place.
Être ouverts aux changements progressifs
L’équipe qui est en place doit pouvoir être ouverte aux changements. Ce changement doit être effectué progressivement. Le respect des processus actuels, des responsabilités, rôles et des titres de chaque membre de l’équipe est primordial.
Le leadership à tous les niveaux : qu’il s’agisse des cadres supérieurs ou des collaborateurs.
Tout membre de l’équipe, acteurs de la chaîne de production désirant apporter une amélioration continue dans la chaîne de production, peut le faire. Ils doivent pouvoir apporter leur contribution et être encouragés.
La méthode Kanban se résume à :
- Avoir une certaine vue d’ensemble d’un projet ;
- Visualiser les tâches à effectuer ;
- Assurer la répartition des tâches entre tous les collaborateurs ;
- Faire un suivi de toutes les tâches et de leur cycle de vie ;
- S’informer sur l’état d’avancement du projet.
Avantages de la méthode Kanban
La méthode Kanban présente plusieurs avantages dans la gestion d’un projet. Elle permet de parvenir à une vision d’ensemble rapide de l’avancement du projet. Elle limite grandement les échanges de mails et la perte d’informations.
La méthode Kanban est d’actualité. Elle permet d’avoir une vision d’ensemble du projet :
- Gestion participative : tous les employés participent à la gestion des projets ;
- Méthode efficace et simple : pour la comprendre, on n’a pas besoin d’une formation intensifiée ;
- Traçabilité dans l’avancement des projets: c’est un atout majeur pour les retours d’expérience ;
- C’est un complément efficace du diagramme de Gantt ;
- Il y a une culture de transparence entre les collaborateurs : chacun connaît les tâches qu’il a à effectuer ainsi que l’état d’avancement des différentes tâches à effectuer.
La méthode Kanban permet de gérer les flux d’information : il y a une nette rapidité dans la gestion des flux d’informations qui sont données et reçues.
Les différentes étapes de la méthode Kanban
Étape 1 : sélection de l’outil Kanban
Les outils dont on peut se servir peuvent être des stylos, des étiquettes, des feuilles ou certains outils spécifiques.
Étape 2 : détermination d’une équipe projet et du cadre du projet
Il faut commencer par créer un groupe de travail à qui vous allez assigner un chef. Il peut aussi arriver que le projet ait des sous-projets.
Il faut dans ce cas :
- Attribuer un titre ;
- Donner un pilote ;
- Déterminer les priorités ;
- Effectuer un détail des tâches ;
- Affecter un ou plusieurs collaborateurs pour chaque tâche.
Vous avez la possibilité d’associer d’autres sous-projets au projet et d’apporter plus d’informations de manière concise.
Étape 3 : Renseignement des différentes colonnes d’information
Le Kanban à 3 colonnes est représenté de la manière suivante :
- À faire : Il s’agit de la tâche qui doit être effectuée au moment précis ;
- En cours : il s’agit de la tâche en cours de réalisation ;
- Fait : il s’agit de la tâche qui a été achevée.
Des colonnes en plus peuvent être insérées : pour des backlog ou idées en cours de projets, en attente, peut être utilisé pour des objectifs différents :
- Phase tampon, pour les éléments manquants ;
- La phase-test qui permet de passer à l’étape suivante ;
- En attente de finalisation : les activités qui devront être finalisées.
Cette étape marque la fin du processus.
Étape 4 : effectuer des revues fréquentes du projet
Les revues peuvent être faites tous les jours, toutes les semaines et tous les mois. Elles peuvent durer 15, 30 minutes ou 1 heure.
Les questions fréquentes qui doivent être posées sont :
- Qu’est-ce qui a été effectué hier, y a-t-il les étapes en cours?
- Y a-t-il des points de blocage?
Micro-entrepreneur depuis une dizaine année et passionné du web depuis plus de 20 ans, c’est tout naturellement que je partage ici des articles sur le monde de l’entreprise et de ses nombreuses facettes.