Pour se développer, toucher un plus grand marché et renforcer l’image de leurs marques, les entreprises de toutes tailles ont besoin de conduire de temps en temps des séminaires. Si l’idée est bonne et a des retombées intéressantes, l’organisation d’un séminaire ne s’improvise pas, tous les détails doivent être pris en considération pour un événement réussi.
L’entreprise qui organise le séminaire doit savoir choisir le lieu, définir un budget adéquat et faire attention à la date idéale.
Un séminaire d’entreprise : pourquoi ?
Selon les statistiques, les événements professionnels et les réunions organisées par les entreprises génèrent des centaines de milliards d’euros chaque année.
Les entreprises organisent des séminaires dans le but de discuter et de débattre de divers sujets liés au développement de l’entreprise.
C’est le cadre par excellence pour parler de la performance d’un produit ou du lancement d’un autre.
Ce n’est pas tout, une autre raison qui pousse les entreprises à organiser des séminaires est la recherche de nouveaux clients ou le partage d’expérience dans le domaine dans lequel il évolue.
Les personnes qui sont invitées à participer à ce séminaire voient leurs capacités se renforcer sur plusieurs thématiques et peuvent faire du réseautage, c’est-à-dire nouer des relations d’affaires avec d’autres participants.
Du côté de l’entreprise, les séminaires professionnels entraînent une hausse des revenus. Du point de vue de la gestion des ressources humaines, ces séminaires permettent de mieux impliquer les employés et de limiter ainsi le turnover.
D’une façon simple, on peut dire que les séminaires d’entreprises permettent de :
- Renforcer la cohésion des différents services de l’entreprise ;
- D’expliquer la stratégie de l’entreprise ;
- De présenter aux clients les nouveaux produits ainsi que les services ;
- De réfléchir sur comment développer l’entreprise ;
- D’intégrer de nouveaux collègues.
Pour qu’un séminaire d’entreprise soit réussi, les organisateurs doivent prêter attention à un plusieurs éléments.
Prendre le temps de bien définir les objectifs du séminaire
Si vos objectifs sont mal définis, vous risquez d’être déçu par l’issue du séminaire. Le premier réflexe qu’une entreprise doit avoir en voulant organiser ce type de rencontre est de clarifier des objectifs, ils doivent être écrits noir sur blanc.
Attention à ne pas vouloir poursuivre tous les lièvres à la fois. Vous pouvez avoir plus d’objectifs, mais vous ne devez pas en avoir plus qu’il ne le faut.
Le même séminaire ne peut pas servir à intégrer de nouveaux collègues, à présenter trois nouveaux produits, à réfléchir sur le futur de 6 autres produits et à présenter la stratégie de l’entreprise sur les 10 prochaines années.
Une bonne façon de définir les objectifs est de répondre à la question pour quelles raisons ou motifs ce séminaire est organisé et quelles sont les attentes.
Bien choisir le lieu où se tiendra le séminaire
Le choix de la salle ou de l’endroit où se tiendra l’événement est le premier facteur déterminant du succès d’un séminaire d’entreprise. Il faut choisir un lieu qui peut accueillir tous vos participants et les héberger s’il le faut. Un hôtel est souvent l’endroit le plus indiqué.
La salle de conférence ou la grande salle dans laquelle se tiendra le séminaire doit être vaste. Elle doit contenir tout le matériel dont vous avez besoin. L’éclairage doit être adéquat et le projecteur doit être de qualité.
La sonorisation est également un élément à ne pas négliger.
Pour s’assurer que tout est en ordre et éviter les mauvaises surprises, il est conseillé d’organiser une réunion avec les différents orateurs dans la salle avant le jour J.
Le lieu du séminaire doit être choisi en fonction du nombre d’invités ; plus vous avez invité du monde, plus vous devez chercher une salle plus grande.
Peu importe l’endroit que vous aurez choisi, il faut vous assurer de la qualité du service. Dans les offres que l’hôtel propose, vérifiez les équipements disponibles et sa capacité d’hébergement.
Avoir une idée claire du profil des participants
Vous ne devez pas organiser le séminaire selon votre propre vision et se baser sur ce à quoi devrait ressembler un séminaire, mais plutôt aux participants.
C’est en fonction des personnes que vous comptez inviter que vous devez définir les différentes activités qui vont composer ce séminaire.
Vous devez vous demander quel est le profil des participants et comment ces derniers ont l’habitude d’interagir les uns avec les autres. Vous devez également savoir s’il existe des tensions entre certains participants.
La définition d’un budget
Un séminaire ne peut pas s’organiser sans budget. Lorsque le budget est petit, des situations inconfortables risquent de se présenter à votre entreprise.
Le budget doit être pensé avec précision. Vous devez inclure tous les coûts qui seront engagés avant et durant le séminaire.
Les frais d’hébergement, de restaurations et de transports doivent être minutieusement calculés. Il ne faut pas oublier d’ajouter une marge de 10 % au total pour faire face aux imprévues.
A lire : Comment organiser le déjeuner pendant un séminaire d’entreprise ?
Choisir la date en tenant compte de l’emploi du temps des participants
La date d’un séminaire ne doit pas être choisie au dernier moment. Les participants extérieurs et vos employés ont des programmes qu’ils ont établis depuis longtemps et qu’ils auraient du mal à laisser à la dernière minute.
Les jours fériés ou les périodes de vacances scolaires sont les pires moments pour organiser un séminaire d’entreprise. La grande majorité des personnes préfère consacrer ces jours à des activités familiales.
Les week-ends ne sont pas une bonne période pour organiser un séminaire d’entreprise et inciter vos collaborateurs à venir. Le mieux est de commencer la semaine, le mercredi ou le jeudi et de finir le samedi.
Établir un To do list
Même si vous avez une bonne mémoire, vous ne devez pas vous fier uniquement à celle-ci pour la réalisation des différentes tâches qui sont nécessaires à l’organisation de l’évènement.
Le mieux est de mettre par écrit toutes les tâches que vous aurez à accomplir et d’avoir un to-do-list. Vous devez régulièrement consulter cette liste et faire un signe devant les tâches que vous avez déjà réalisées.
Les tâches vont de la visite du lieu où se tiendra l’événement à l’expédition des invitations aux différents participants. Vous ne devez pas oublier les entretiens préalables avec les orateurs ou la réservation des bus ou des voitures pour le déplacement.
Établir un programme bien fourni
Dans un séminaire, les barrières hiérarchiques doivent tomber pour susciter chez les participants un sentiment de cohésion et d’appartenance à une grande famille.
Le programme élaboré pour la rencontre doit suivre cette dynamique. Il faut un programme bien rempli et enrichissant, mais vous devez donner le temps aux participants de prendre une pause et de faire des activités qui vont renforcer leurs liens.
Lé séminaire ne doit pas devenir un camp de travail forcé ou une école d’excellence. Il faut apprendre dans la bonne ambiance.
Contacter les participants à temps
Les différentes personnes qui vont participer à votre séminaire doivent être informées à temps, sans quoi elles risquent de ne pas pouvoir répondre positivement.
Cela peut être évident pour vous, mais il arrive que les entreprises oublient d’envoyer les invitations aux participants.
Après avoir défini le programme, vous devez imprimer et envoyer les invitations aux participants. N’oubliez pas d’envoyer les invitations par voie électronique également.
Recueillir l’avis des participants à la fin du séminaire
Il ne faut pas oublier de mettre en place un formulaire d’enquête pour connaître les avis des participants à la fin du séminaire. Cela vous permettra de savoir si vos objectifs ont été atteints ou pas.
N’oubliez pas d’envoyer un message de remerciement aux participants afin de les remercier pour leur présence.
Si vous suivez toutes ces étapes, vos séminaires seront de véritables réussites.
Micro-entrepreneur depuis une dizaine année et passionné du web depuis plus de 20 ans, c’est tout naturellement que je partage ici des articles sur le monde de l’entreprise et de ses nombreuses facettes.