Les outils indispensables au télétravail

Télétravail

Le télétravail est le fait pour un employé de transférer son lieu de travail à son domicile. Avec l’apparition du Coronavirus, le nombre de télétravailleurs a considérablement augmenté. Dans le souci de limiter les contacts et les risques de contamination, le télétravail est devenu la méthode de travail la plus utilisée aussi bien dans le privé que dans le public. À l’instar de toute méthodologie de travail, le télétravail nécessite un certain nombre d’outils à son bon fonctionnement. Ces outils sont essentiellement numériques. Mais tout télétravail nécessite la mise en place de conditions préliminaires au télétravail.

Les conditions préliminaires au télétravail

Ce sont des dispositions élémentaires à prendre pour vous créer un environnement de travail propice. Une chose est d’avoir les bonnes applications pour travailler à distance, l’autre est de pouvoir télétravailler dans de bonnes conditions. Parmi ces basiques nous avons : le lieu de travail, la qualité du matériel informatique et de la connexion internet, la mise en place de routines quotidiennes.

L’espace de travail

De nombreuses personnes voient le télétravail comme le moyen de se prélasser. Mais à leur grand étonnement, la frontière entre vie privée et travail à domicile est difficile à faire. Entre le voisin qui met de la musique et les enfants qui pensent vous avoir à leur disposition, cela peut devenir très compliqué de travailler à domicile.

Pour cela, nous vous conseillons de vous trouver une pièce isolée dans votre maison. Il serait bien aussi de prévenir vos voisins du fait que vous travaillez à domicile. Dans le cas où cela ne serait pas possible, nous vous recommandons de chercher les espaces de coworking. Ils sont prévus et aménagés pour ne pas vous mettre en contact avec d’autres personnes.

Établir des routines

Il vous sera important d’établir des routines. Celles-ci consistent soit à faire un peu d’exercice ou à vous étirer. Nous vous recommandons aussi de mettre des vêtements décontractés.

Exit le pyjama que vous avez mis la veille pour dormir. Et surtout, évitez de travailler depuis votre lit. Cela pourrait vous donner l’illusion que vous êtes en congés.

La qualité du matériel informatique et la connexion internet

Le télétravail se base essentiellement sur la possibilité de travailler à domicile et ce grâce à Internet. Il vous faut donc avoir un ordinateur portable de bonne qualité.

Nous vous recommandons aussi de choisir donc la meilleure offre de connexion internet disponible sur le marché. Il serait regrettable d’avoir à être interrompu lors d’une réunion par défaut de connexion internet.

Les outils numériques pour le télétravail

Ces outils représentent l’épicentre d’un télétravail performant et efficace. Il s’agit notamment d’une messagerie instantanée, de l’application pour les visioconférences, d’un logiciel de gestion de projet, et d’un logiciel de transfert de fichiers.

La messagerie instantanée

Travailler à distance nécessite qu’on soit souvent en communication à défaut d’être tous ensemble au bureau, d’où l’utilisation d’une messagerie instantanée. Cela contribue à mettre tous les collaborateurs au même pied d’égalité d’informations. Nous vous conseillons lors de vos heures de travail de mettre toutes vos conversations sous silence pour une meilleure concentration.

Vous pouvez aussi choisir une nouvelle application où vous inviterez vos collaborateurs dans un groupe consacré uniquement au travail. Ce sera un espace collaboratif pour poser des questions, ou attirer l’attention de quelqu’un sur un sujet. Vous pouvez quelques fois y glisser des blagues pour maintenir la dynamique du bureau. Ce moyen a l’avantage d’être instantané et dynamique.

Dans les choix qui s'offrent à vous, difficile de ne pas citer WhatsApp. Cependant, avec la petite polémique du début d'année sur le partage de certaines données avec Facebook, l'alternative numéro 1 se nomme Signal. Elle se veut plus respectueuse des données des utilisateurs.

Pour les agents de la fonction publique, l'application Tchap est très performante. Une adresse en .gouv.fr sera nécessaire.

L’application de visioconférence

La messagerie instantanée bien qu’étant un bon outil de télétravail, peut montrer ses limites. Certaines questions nécessitent de tenir des échanges avec collègues. Dans ce cas, l’idéal serait d’avoir un échange téléphonique ou vidéo. L’utilisation de ce type d’outils a explosé durant le confinement.

Certaines applis permettent de tenir de longues réunions et de créer des interactions très fortes lors des débats. On peut même faire des partages d’écran. Cela est très pratique quand on travaille à plusieurs sur un même projet. On peut ainsi assister un collègue dans une tâche donnée.

Les outils de visioconférence les plus utilisés sont actuellement Zoom et Microsoft Teams.

Un logiciel de gestion de projet

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le télétravail requiert deux fois plus d’organisation que le travail au bureau. Dès lors, il est nécessaire de bien se répartir les tâches pour une bonne évolution du travail. D’où l’impératif de se doter d’un logiciel de gestion de projets. De nombreux logiciels du genre sont proposés sur internet. Parmi eux, nous vous présentions il y a peu Slack. On peut en nommer d'autres comme Trello. Microsoft Teams peut également faire le travail.

Ces logiciels se présentent sous la forme de plusieurs tableaux qui répartissent le niveau des tâches effectuées : tâches à exécuter, les tâches en cours d’exécution et les tâches réalisées. Certaines vous permettent de glisser des commentaires et de faire des observations sur un travail d’un collègue. Vous pouvez aussi ajouter des deadlines sous une tâche.. Avec un bon logiciel de gestion de projet, vous pouvez même évaluer les performances de vos collaborateurs.

Un logiciel de transfert de fichiers

Une fois que l’on finit son travail, il ne reste plus qu’à le transférer à son supérieur ou collègue pour suggestions et corrections. Il est évident que dans ce cas, les mails ne sont pas vraiment efficaces en la matière. Par contre un logiciel de transfert de fichiers, vous permettra non seulement d’envoyer vos fichiers facilement, mais aussi que vos collègues puissent y faire des commentaires directement.

Par ailleurs, les outils de transfert de fichiers supportent les dossiers de grande capacité. Quant aux dossiers sensibles, ils peuvent être verrouillés à un certain nombre d’utilisateurs grâce aux mots de passe.

De ce coté là, WeTransfer, Grosfichiers, Google Drive ou encore Dropbox sont très utiles.

Pour résumer sur le télétravail

En France, le télétravail est encadré par le Code du travail depuis 2017, en son article 1222-9. Celui-ci stipule que "toute forme d‘organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l‘information et de la communication".

Le télétravail pour son plein accomplissement nécessite la mise en place d’outils tel que le logiciel de gestion de projet, la messagerie instantanée, l’application pour les visioconférences, et le logiciel de transfert de fichiers. Nous vous recommandons préalablement de bien aménager votre espace de travail à la maison et de choisir judicieusement votre équipement informatique. Il serait aussi important d’établir des routines afin de ne pas vous laisser aller.